Dmitriytishanskiy.ru

Онлайн уроки
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Время тайм менеджмент

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Читайте также:

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Читайте также:

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

Читать еще:  Чем должен заниматься менеджер

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

Читайте также:

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Тайм-менеджмент: как управлять временем

Помните сказу о потерянном времени Евгения Шварца? Один из героев в исполнении Георгия Вицина рассказывает Пете Зубову, что может случиться, если тратить время впустую. Так вот, тайм менеджмент – это волшебная «пилюля», а точнее эффективная техника управления временем. Time Management с английского так и переводится. Да, напрямую воздействовать на четвертое измерение нашего мира мы не можем. Но в наших силах дорожить им себе же на благо.

Учитывая это, расширим определение тайм-менеджмента:

Time Management – учёт, организация и контроль собственных временных ресурсов для повышения эффективности их использования в бизнесе, личной жизни.

Те, кто внедрил такой подход в свою жизнь, говорят: успевай больше, тратя меньше времени . Это перекликается с принципом эффективности – правилом Парето, больше известном, как соотношение 20/80.

Небольшой экскурс в историю

Если вы думаете, что тайм-менеджмент – управление временем возник в недалеком прошлом, то ошибаетесь. Над принципами организации своей жизни задумывались ещё два тысячелетия назад. Известный философ Сенека писал своему ученику и другу: «Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило».

Древнеримский мыслитель предлагал вести учет потраченного времени за день и анализировать каждый отрезок по степени наполненности.

В эпоху возрождения, итальянский ученый Альберти вывел несколько правил контроля времени, которые легли в основу современного учения об эффективности:

  • Ежедневно составляй перечень дел и выполняй его.
  • Распределяй дела по убыванию – значимые делай первыми, менее важные – последними.

В 70-х годах 20 века теоретические принципы управления временем сформировались в практическую науку. В нашей стране популярность обрел метод хронометража биолога Любищева. Ученый на протяжении 56 лет ежедневно записывал, сколько времени тратиться на работу, фиксировал потери. Каждый месяц составлял сводку и в конце года – отчет. Это позволило с точностью до 10 минут оценивать любую предстоящую работу по времени исполнения, планировать проекты на месяцы и годы вперёд.

Интересный факт, последние 25 лет жизни Любищев, пользуясь хронометражом, работал более продуктивно, чем в молодости.

В 2007 году в Финансово-промышленном институте Москвы открылась кафедра тайм-менеджмента, на то время – первая в стране.

Преимущества и недостатки

Что же получает человек, научившийся управлять временным ресурсом:

  • Завершает начатые дела, проекты, решает поставленные задачи;
  • Добивается лучших результатов в профессиональной сфере и личной жизни;
  • Получает больше времени на отдых и занятия хобби;
  • Повышает мотивацию достигать большего в жизни, позитивно мыслит;
  • Эффективно борется с прокрастинацией – откладыванием дел на потом, избавляется от стрессов и неудач;
  • Имеет четкий план действий на день, неделю, месяц и годы;
  • Контролирует свою жизнь.
Читать еще:  Менеджер проектов москва

Много это или мало? Как в любой технологии личностного роста эффективность метода познается на практике. Не попробуешь – не узнаешь. Но обещанные «плюшки» мотивируют хотя бы частично применять принципы управления временем к себе.

Недостатки метода:

  • Парадокс высвобожденных ресурсов. Например, вы эффективно распланировали и выполнили все рабочие дела на день до 13-00. У вас остается ещё 4-5 часов рабочего времени. На что его тратить? Ярый тайм-менеджер начнет делать работу за следующий день, потом за неделю, ещё и ещё. В итоге – перегруз, стресс, усталость и другие побочные эффекты. Свободное время тратьте на свои проекты, хобби. Не нужно награждать себя за быстро сделанную работу дополнительной работой. Это прямой путь к выгоранию.
  • Психологически трудно придерживаться распорядка. Это напоминает историю фильма «День сурка». Как бороться с этим расскажем чуть дальше.
  • Форс-мажоры. О, эти приятели выбьют из седла кого угодно. В таких ситуациях первым делом устраняют непредвиденные проблемы, а потом возвращаются на исходную позицию, то есть к выполнению плана.

Выделяют три разновидности тайм-менеджмента:

  • Личный – он завязан на развитие человеческих качеств, навыков. Например, помогает правильно планировать день, организовать дела и хобби.
  • Профессиональный – он повышает продуктивность работы сотрудников за счет эффективной организации труда и контроля времени.
  • Социальный – он регулирует взаимоотношения людей в коллективе, социуме. Часто используется в корпоративной среде.

Основные понятия

Для понимания, как работает система, достаточно знать следующее:

  • Концепция управления временем – как мы понимаем, воспринимаем и организуем наши дела, задачи. Сначала нужно ответить себе на вопрос «зачем» учиться управлять своим временем, осознать ценность этого навыка и внедрить в свою жизнь основные принципы.
  • Методология – это алгоритм действий, которые позволяют эффективно выполнить задачу с наименьшими потерями.
  • Система – комплекс методов и подходов, которые обеспечивают максимально быстрое продвижение к цели.

Задачи

Когда человек что-либо не успевает сделать, проваливает проект или забывает важные события в личной жизни, он говорит сакральную фразу: «не хватает времени». Её можно слышать дома, в офисе, цеху, на улицах, в магазинах, интернете. Дефицит драгоценного ресурса порождает спешку, а та, не лучшая помощница в делах.

Однако времени, если к нему относится бережно, хватит на всё. Это – аксиома, которую вам докажет любой тайм-менеджер. Ученые установили, что 50-60% этого ресурса мы тратим впустую. Половину дня прокрастинируем или пытаемся настроиться на работу, что не многим лучше. Time Management – это набор методов, задача которых устранить посторонние раздражители и помочь сконцентрироваться на поставленной задаче.

Как управлять?

Вся система контроля времени держится на трех китах: расстановка приоритетов, распределение ресурсов и оптимизация рабочего процесса. Понимая только основу этих методик, можно улучшить свои навыки в управлении делами, а также развить хобби, высвободить время для саморазвития.

Главное – не загоняйте себя, будто беговую лошадь. Оставляйте часть ресурса и на беззаботный отдых.

Правила тайм-менеджмента

Планируйте дела на завтрашний день, неделю, месяц. Этот пункт имеет ключевое значение для успеха в любой сфере: бизнес, работа по найму, личностный рост. Все продвинутые люди имеют четкий план на будущее.

Вот несколько рекомендаций:

  • Записывайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике, который вы каждый день просматриваете. Пишите четкую формулировку: что нужно сделать. Например, позвонить Сергею в 10:30 и договориться о встрече.
  • Планируйте задачи. Составьте список дел и последовательно выполняйте их. Частая ошибка начинающих заключается в том, что записанные задачи просто игнорируются. Как будто они сами должны выполняться. Звучит смешно, но – делайте задачи из списка.
  • Разбивайте большие проекты на мелкие подзадачи, которые можно выполнить за 1-2 подхода.

Конкретизируйте результат . Зачастую написать сразу, что вы хотите получить по итогам работы сложно. Однако в системе разработали эффективную формулу целеполагания – SMART.

Согласно формуле цель должна быть:

  • S (Specific) – конкретной;
  • M (Measurable) – измеримой;
  • A (Attainable) – достижимой;
  • R (Relevant) – актуальной;
  • T (Time-bound) – ограниченной по времени.

Конкретная цель должна четко указывать, какой результат вы получите в итоге. Например, «стать богатым» не годится. А вот «Заработать 1 000 000 рублей за 12 месяцев на собственном деле» — уже теплее. Расширить её можно конкретным описанием своего бизнеса, то есть за счет чего вы планируете заработать деньги.

Фиксируйте процесс . Когда вы поставили цели и распределили их по важности, самое время завести таблицу в Excel. В ячейках слева написать задачи, а столбцы пронумеровать по числам месяца. Сделали план на сегодня – отметили зеленым цветом, не сделали – красным, наполовину – желтым. Простая маркировка помогает понять при еженедельном и месячном анализе, какие задачи провисают.

Читать еще:  Экспериментальный тайм менеджмент

Расставляйте приоритеты. Мало просто поставить цель, нужно определить срочность исполнения. Для этого можно пользоваться системой ABCD, то есть самое важное дело – A, менее значимое – D. Например, Брайан Трейси называет приоритетное дело – лягушкой и рекомендует съедать её на завтрак. То есть сложное и важное делать вперёд остальных.

Для тех, кто любит научный подход, существует принцип Парето: 20% усилий приносит 80% результата, а остальные – только 20%. Таким образом, выполняя минимум приоритетных дел каждый день, вы будете продвигаться к цели семимильными шагами.

Также хорош метод Эйзенхауэра, именуемый матрицей.

Дела разбиваются на 4 категории:

  • Важные и срочные задачи. Это те самые 20% действий, которые определяют прогресс в делах. Эти задачи психологически давят на человека, к ним он подходит со слишком завышенными ожиданиями. Нужно чуть отпустить себя, то есть не выдавливать 110%, а легко и комфортно работать на 80-90%. Удивительно, но сняв избыточные потенциалы, дела решаются намного быстрее.
  • Несрочные, но важные дела. Это квадрат успешного тайм-менеджера. Искусство управления временем заключается в том, чтобы важные дела сделать не срочными и тем самым снизить психологическое давление.
  • Неважные, но срочные задачи. Часто их лучше делегировать сотрудникам, для которых они будут находиться в первом или втором квадрате.
  • Несрочные и неважные дела. Эти задачи вычеркивайте из списка – не тратьте время.

Анализируйте опыт . Все правила можно и нужно подстраивать под себя, поняв их основной принцип. Если что-то не работает – установите причину и найдите решение. Например, если вы работаете во фрилансе и развиваете проект-хобби, то список дел по заказам клиентов может оттеснять личные задачи. Устранить это можно, нарушив принцип системы – то есть смешать личные дела с заказами.

Отдыхайте . Управление временем включает и планирование отдыха, когда вы отключаетесь от рабочего поля, чтобы набраться сил, привести мысли в порядок или просто заняться любимым хобби.

Многих пугает серьезный подход к планированию времени – записывать, фиксировать, анализировать и прочее. Это словечки для бизнеса, но не для личностного роста. Предлагаем ряд оригинальных техник эффективного использования ресурса – «без зауми»:

  • Работайте помидорами. Этот метод был разработан итальянским специалистом в конце 20 века. Чтобы выделить время на работу, он заводил механический таймер (в виде помидора) на 20 минут и занимался только одной задачей. Когда звенел таймер, он откладывал дела и отдыхал 5-10 минут. Потом снова принимался за работу. Попробуйте – эффективность зашкаливает.
  • Метод колбасы. Все знают, как незаметно слопать палку салями – нужно есть по маленькому кусочку. Также и с делами. Большую задачу нужно разделить на много мелких простых дел. Выполнив их все, вы победите и главное чудище.
  • Небольшие задачки, но каждый день. Самый действенный способ из всех существующих – не напрягаясь выполнять малые задачи повседневно. Особенно он хорош в личностном росте, когда важно внедрять новые эффективные навыки взамен старых.

Мифы тайм-менеджмента

Как любая методика, связанная с эффективностью, Time Management оброс мифами:

  • Управлять временем нельзя. Да, это невозможно в нашем мире или пока невозможно. Но система говорит не о физическом замедлении или ускорении времени, а о прагматичном и разумном подходе к личной эффективности. Мы не трогаем сам ресурс, а меняем к нему отношение.
  • Будет больше работы и меньше отдыха. Если награждать себя за выполненную быстро и эффективно задачу новой и новой работой, игнорируя отдых и хобби – выгорание и депрессия обеспечена.
  • Все делать по списку – это для роботов. Мы уже давно живем в обществе, где все систематизировано. Если вы не будете прописывать свои задачи, то этим займутся другие люди и пропишут вам обязанности, которые будут решать их задачи. Так что управлять своим временем – это выбор не роботов, а осознанных людей.

Что ещё почитать про Time Management?

Мы рекомендуем обязательно прочесть шедевры Брайна Трейси – эксперта в личностной эффективности. Например, «Результативный тайм-менеджмент». Также хорошо дополняются тему книги российского специалиста Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».

На закуску обязательно прочтите «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» Д. Аллена.

Резюме

Мы рассмотрели, что такое эффективный тайм-менеджмент. Поняли, что напрямую управлять ресурсом нельзя, а можно только изменить отношение к нему. Зачем? Чтоб сделать свою жизнь продуктивной и счастливой. Привычка ценить время, как и любая другая, формируется за 20-30 дней. Всего месяц отделяет вас от успеха в делах – продержитесь!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector