Dmitriytishanskiy.ru

Онлайн уроки
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Тайм менеджмент в психологии

Основы тайм-менеджмента

«Тайм-менеджмент» в буквальном переводе с английского означает «управление временем». Но управлять временем нельзя, так как эго независимая от субъекта категория, его нельзя остановить или заставить двигаться в нужном направлении. Человек может только рационально и продуктивно использовать время. Под продуктивностью подразумевается не процесс, а результат, и основной секрет личной эффективности заключается в правильном планировании и распределении времени. Поэтому наиболее точным определением тайм-менеджмента, отражающим все его стороны, является эффективное планирование времени для достижения поставленных целей, грамотное распределение временных ресурсов, расстановка приоритетов в решении задач и контроль выполнения запланированного.

Уместно разграничить два вида тайм-менеджмента — системный и простой. В основе системного лежат глобальные цели, что позволяет классифицировать его как жизненную философию, его также называют «лайф-менеджментом». Простой тайм-менеджмент представляет собой набор методов, которые помогают воплощению этих глобальных целей.

В основе тайм-менеджмента лежат четыре принципа. Первый принцип заключается в правильном целеполагании, т.е. цель должна быть реальной, конкретной, измеримой и иметь конечный срок реализации. Второй принцип — это умение расставить приоритеты. Третий принцип утверждает необходимость владения инструментами планирования и выбора этих инструментов адекватно реализуемой задаче. Реализация четвертого принципа зависит от уровня сформированное™ навыков тайм-менеджмента, которые в свою очередь проявляются в развитом чувстве времени и высокой производительности.

Существуют «законы» рабочего времени, которые делают работу малопроизводительной:

  • • каждая новая задача появляется раньше, чем решена предыдущая;
  • • реальная ситуация будет отличается от планируемой;
  • • распространенный вывод при завершении работы: надо было планировать иначе;
  • • рабочего времени всегда недостаточно для идеального выполнения работы;
  • • сегодня необходимо делать то, что не планировалось вчера;
  • • непредсказуемость указаний руководства делает планирование работы бессмысленным.

Нивелировать эти «законы» призваны этапы тайм-менеджмента, которые отражают принципы, перечисленные нами выше.

Этап 1. Постановка целей. На этом этапе необходимо соотнести цель с реально существующими условиями и имеющимися ресурсами, сформулировать цель максимально конкретно, определить срок достижения. Обозначенную стратегическую цель следует разделить на задачи, расставить приоритетность их решения и зафиксировать четкие сроки реализации каждой из них.

Этап 2. Планирование и расстановка приоритетов. Правило шести «II»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Планирование должно строиться от долгосрочного периода к краткосрочному, от целей жизни до плана на день.

Этап 3. Реализация. Определяется порядок достижения цели и предпринимаются конкретные действия в соответствии с намеченным планом.

Этап 4. Контроль достижения цели и выполнения плана. На этом этапе в случае неполного достижения цели возможна корректировка действий и изменение тактики решения задач.

На реализацию всех необходимых дел времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного.

Реализации перечисленных этапов способствуют методы тайм- менеджмента.

Основным методом тайм-менеджмента считается работа со списком запланированных дел, которая существенно увеличивает производительность труда. В течение дня следует записывать задачи, которые необходимо выполнить завтра, таким образом к вечеру будет готов план следующего дня. С составленным списком нужно продолжать работать в течение дня: при появлении нового дела вносить его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, можно ставить «+» или обводить ее в кружок. Зачеркивать не рекомендуется, так как чувство удовлетворенности деятельностью будет сильнее, если видеть плюсы своей работы, а не вычеркнутые моменты своей жизни. Это существенным образом влияет на самоощущение после эффективно пережитого рабочего дня.

Метод тайм-менеджмента, который носит имя одного из американских президентов и называется принципом (окном) Эйзенхауэра, заключается в разделении всех дел на 4 группы (рис. 4.3). По сути этот метод расставляет приоритеты задач. Каждому делу присваивается формулировка приоритетности, и поставленная задача решается соответствующим образом.

Рис. 4.3. Четыре группы дел в соответствии с принципом Эйзенхауэра

Для расстановки приоритетов поставленных задач можно использовать метод АБВГД. Каждой задаче в списке дел присваивается приоритет ее выполнения и нумеруется соответствующей буквой. Например, задача «А» обозначает самое важное и срочное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения и так далее но смыслу. Суть этого метода заключается в том, чтобы не браться за задачу «Б», пока не выполнена «А», а за «В» — пока не решена задача «Б» и т.д. Буква «Д» значит «Долой!», т.е.

дело, которому присвоена буква «Д», не выполняется. Этот метод рационализирует и жестко регламентирует действия субъекта, поэтому он подходит для соответствующих условий деятельности и определенных личностных характеристик исполнителя.

Метод Брайана Трейси необходим для дел, вызывающих дискомфорт у субъекта деятельности. Брайан Трейси сравнивает самое неприятное и важное дело, которое следует сделать, с лягушкой. Необходимо выписать на отдельный лист весь список «лягушек» и «съедать» каждое утро по одной. Это будет означать, что самое неприятное дело выполнено, впереди только приятные. С таким восприятием ситуации важные и неприятные дела будут легче реализовываться.

Важный метод, способствующий реализации плана, — отказ от задач, не входящих в число избранных приоритетов. Умение говорить «нет» людям очень важно для менеджера. Необходимо проявлять тактичность и отказывать так, чтобы человек понял, что вы отвергаете не его лично, а задачу.

Один из самых эффективных методов тайм-менеджмента — систематизация документооборота. Все документы должны быть систематизированы и разложены по соответствующим папкам с надписями. Правило результативных людей — на письменном столе должно лежать только то, что находится в работе в настоящий момент.

Еще одним методом тайм-менеджмента является работа с календарем. Суть этого метода заключается в том, что на протяжении двух месяцев каждый вечер необходимо зачеркивать или закрашивать прошедший день. Если день получился продуктивным, то это число в календаре закрашивается вашим любимым цветом, если день был вялый и не сделано то, что запланировано, то ставится красный крестик. Таким образом, получается отчет о личной продуктивности и результативности за два месяца.

Читать еще:  Тайм менеджмент таблица дел

При выборе инструментария тайм-менеджмента следует учитывать личные особенности, которые подробно были рассмотрены в параграфе 3.2. В частности речь идет о соотношении рационального и иррационального в психике человека. Согласно теории К. Г. Юнга [1] , рационал опирается на логику, на четкую структурированность воспринимаемой информации. Основное его качество — это дисциплина, умение работать по жесткому плану. Рационалы — люди последовательные, организованные и целеустремленные. Иррационал ориентируется на чувственное восприятие действительности и предпочитает действовать в ситуации выбора альтернатив, вне плана. Иррационалы — это люди спонтанные, импульсивные, импровизирующие и гибкие в нестандартных ситуациях.

Почти все перечисленные выше системы тайм-менеджмента могут быть рекомендованы рационалам, а для иррационалов эти методы неестественны и не приведут к искомому результату. Существуют особенности осуществления деятельности иррационалами и соответствующие им методы тайм- менеджмента.

  • • Иррационалы часто не доводят начатое дело до конца, поэтому им целесообразно сразу решать нескольких задач — они прекрасно работают в условиях многозадачности.
  • • Однообразие и монотонный труд неприемлемы для иррационалов, поэтому им можно спонтанно переключаться с одного вида деятельности на другой в течение дня много раз, таким образом увеличивая производительность труда.
  • • Продуктивность деятельности у иррационалов зависит от настроения, поэтому целесообразно иметь список задач, требующих перспективного решения, и в зависимости от настроения выбирать приоритетность их осуществления.

Знание своих индивидуальных особенностей помогает выработать собственные уникальные приемы самоорганизации, свой особый ритм деятельности. Применение методов тайм-менеджмента с учетом субъективных особенностей приведет к повышению производительности труда, оптимизации трудозатрат и эффективности деятельности в целом.

  • [1] Юнг К. Г. Психологические типы. М.: Университетская книга ; ACT, 1998.

Развитие психолога – эффективный тайм-менеджмент

Одним из главных ценностей человека является время: с каждой минутой его становится все меньше, и если неправильно им пользоваться, то время пройдет впустую, и вернуть его будет уже нельзя.

Для грамотного распределения времени и создан тайм-менеджмент, который позволяет эффективно использовать время: успевать делать все самые важные вещи, при этом хорошо себя чувствовать, и уметь планировать свое развитие на будущее.

Тайм-менеджмент, естественно, очень важен и для развития психолога. Особенно тогда, когда человек только ступает на профессиональный путь и у него возникает вопрос: «с чего начать начинающему психологу». Ответ тут будет один – с четкого определения целей и правильно составленного графика.

Тайм-менеджмент для психолога – определение главных целей

​​​​​​​Так как энергия, силы, да и время, для человека не безграничны, то изначально нужно четко определить, каких целей вы ходите достигнуть в жизни. При этом тайм-менеджмент для психолога, впрочем, как и для любого другого человека, будет состоять в том, чтобы делать не только то, что хочется, но и то, что нужно.

Также нужно обязательно отводить достаточно времени на то, на что обычно у многих людей, не достает времени. Но! Последствия пренебрежения, которыми по истечении определенного времени – и это тоже обычно – выливаются в серьезные проблемы. Итак, «всему свое время» и при определении целей по всестороннему развитию психолога нужно учитывать главные направления действий:

  • профессиональная деятельность;
  • развитие личности (профессиональное и духовное);
  • общение с членами семьи, личная жизнь;
  • физическая активность, ведение здорового образа жизни;
  • развлечения и отдых.

Развитие психолога — правильно составленный график

После того, как вы запишите свои цели на бумаге и обозначите, что вам нужно вместить в свой график, тайм-менеджмент для психолога будет заключаться в таких последовательных шагах, как…

  1. Каждое из указанных выше направлений нужно будет разбить на цели с большей детализацией. К примеру, осуществление профессиональной деятельности будет включать в себя проведение консультаций, написание статей, ответы на письма, составление расписания посещений и т.д., физическая активность — посещение спортзала и (или) бассейна, ходьба пешком и т.д., а профессиональное развитие личности – чтение специальных книг, посещение семинаров, общение с коллегами и т.д.
  2. Определите время, которое вам нужно отвести для каждой из перечисленных сфер деятельности. С конкретной детализацией на месяц, на неделю и на день. Причем некоторые цели будут требовать конкретизацию и на год, и на десятилетия.

Однако помните, что все из перечисленных направлений очень важны, и поставить против некоторых слишком малое количество времени, означает нанести себе огромный урон в перспективе.

  1. Выстройте четкий план действий по порядку реализации конкретных целей с учетом важности их выполнения и удобного распределения по времени. К примеру, в определенный день — сначала работа, потом бассейн, общение с семьей, отдых и чтение книги.
  2. Приступайте к реализации плана на практике. Действуйте.
  3. Оценивайте свои достижения. Анализируйте, что получается, а что не очень. Корректируйте план, вносите практичные изменения. Хвалите себя за достигнутые результаты, мотивируйте. И тогда тайм-менеджмент для развития психолога будет для вас максимально эффективным.

Тайм-менеджмент: как управлять временем

Помните сказу о потерянном времени Евгения Шварца? Один из героев в исполнении Георгия Вицина рассказывает Пете Зубову, что может случиться, если тратить время впустую. Так вот, тайм менеджмент – это волшебная «пилюля», а точнее эффективная техника управления временем. Time Management с английского так и переводится. Да, напрямую воздействовать на четвертое измерение нашего мира мы не можем. Но в наших силах дорожить им себе же на благо.

Учитывая это, расширим определение тайм-менеджмента:

Time Management – учёт, организация и контроль собственных временных ресурсов для повышения эффективности их использования в бизнесе, личной жизни.

Читать еще:  Тайм менеджмент способы эффективного использования рабочего времени

Те, кто внедрил такой подход в свою жизнь, говорят: успевай больше, тратя меньше времени . Это перекликается с принципом эффективности – правилом Парето, больше известном, как соотношение 20/80.

Небольшой экскурс в историю

Если вы думаете, что тайм-менеджмент – управление временем возник в недалеком прошлом, то ошибаетесь. Над принципами организации своей жизни задумывались ещё два тысячелетия назад. Известный философ Сенека писал своему ученику и другу: «Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило».

Древнеримский мыслитель предлагал вести учет потраченного времени за день и анализировать каждый отрезок по степени наполненности.

В эпоху возрождения, итальянский ученый Альберти вывел несколько правил контроля времени, которые легли в основу современного учения об эффективности:

  • Ежедневно составляй перечень дел и выполняй его.
  • Распределяй дела по убыванию – значимые делай первыми, менее важные – последними.

В 70-х годах 20 века теоретические принципы управления временем сформировались в практическую науку. В нашей стране популярность обрел метод хронометража биолога Любищева. Ученый на протяжении 56 лет ежедневно записывал, сколько времени тратиться на работу, фиксировал потери. Каждый месяц составлял сводку и в конце года – отчет. Это позволило с точностью до 10 минут оценивать любую предстоящую работу по времени исполнения, планировать проекты на месяцы и годы вперёд.

Интересный факт, последние 25 лет жизни Любищев, пользуясь хронометражом, работал более продуктивно, чем в молодости.

В 2007 году в Финансово-промышленном институте Москвы открылась кафедра тайм-менеджмента, на то время – первая в стране.

Преимущества и недостатки

Что же получает человек, научившийся управлять временным ресурсом:

  • Завершает начатые дела, проекты, решает поставленные задачи;
  • Добивается лучших результатов в профессиональной сфере и личной жизни;
  • Получает больше времени на отдых и занятия хобби;
  • Повышает мотивацию достигать большего в жизни, позитивно мыслит;
  • Эффективно борется с прокрастинацией – откладыванием дел на потом, избавляется от стрессов и неудач;
  • Имеет четкий план действий на день, неделю, месяц и годы;
  • Контролирует свою жизнь.

Много это или мало? Как в любой технологии личностного роста эффективность метода познается на практике. Не попробуешь – не узнаешь. Но обещанные «плюшки» мотивируют хотя бы частично применять принципы управления временем к себе.

Недостатки метода:

  • Парадокс высвобожденных ресурсов. Например, вы эффективно распланировали и выполнили все рабочие дела на день до 13-00. У вас остается ещё 4-5 часов рабочего времени. На что его тратить? Ярый тайм-менеджер начнет делать работу за следующий день, потом за неделю, ещё и ещё. В итоге – перегруз, стресс, усталость и другие побочные эффекты. Свободное время тратьте на свои проекты, хобби. Не нужно награждать себя за быстро сделанную работу дополнительной работой. Это прямой путь к выгоранию.
  • Психологически трудно придерживаться распорядка. Это напоминает историю фильма «День сурка». Как бороться с этим расскажем чуть дальше.
  • Форс-мажоры. О, эти приятели выбьют из седла кого угодно. В таких ситуациях первым делом устраняют непредвиденные проблемы, а потом возвращаются на исходную позицию, то есть к выполнению плана.

Выделяют три разновидности тайм-менеджмента:

  • Личный – он завязан на развитие человеческих качеств, навыков. Например, помогает правильно планировать день, организовать дела и хобби.
  • Профессиональный – он повышает продуктивность работы сотрудников за счет эффективной организации труда и контроля времени.
  • Социальный – он регулирует взаимоотношения людей в коллективе, социуме. Часто используется в корпоративной среде.

Основные понятия

Для понимания, как работает система, достаточно знать следующее:

  • Концепция управления временем – как мы понимаем, воспринимаем и организуем наши дела, задачи. Сначала нужно ответить себе на вопрос «зачем» учиться управлять своим временем, осознать ценность этого навыка и внедрить в свою жизнь основные принципы.
  • Методология – это алгоритм действий, которые позволяют эффективно выполнить задачу с наименьшими потерями.
  • Система – комплекс методов и подходов, которые обеспечивают максимально быстрое продвижение к цели.

Задачи

Когда человек что-либо не успевает сделать, проваливает проект или забывает важные события в личной жизни, он говорит сакральную фразу: «не хватает времени». Её можно слышать дома, в офисе, цеху, на улицах, в магазинах, интернете. Дефицит драгоценного ресурса порождает спешку, а та, не лучшая помощница в делах.

Однако времени, если к нему относится бережно, хватит на всё. Это – аксиома, которую вам докажет любой тайм-менеджер. Ученые установили, что 50-60% этого ресурса мы тратим впустую. Половину дня прокрастинируем или пытаемся настроиться на работу, что не многим лучше. Time Management – это набор методов, задача которых устранить посторонние раздражители и помочь сконцентрироваться на поставленной задаче.

Как управлять?

Вся система контроля времени держится на трех китах: расстановка приоритетов, распределение ресурсов и оптимизация рабочего процесса. Понимая только основу этих методик, можно улучшить свои навыки в управлении делами, а также развить хобби, высвободить время для саморазвития.

Главное – не загоняйте себя, будто беговую лошадь. Оставляйте часть ресурса и на беззаботный отдых.

Правила тайм-менеджмента

Планируйте дела на завтрашний день, неделю, месяц. Этот пункт имеет ключевое значение для успеха в любой сфере: бизнес, работа по найму, личностный рост. Все продвинутые люди имеют четкий план на будущее.

Вот несколько рекомендаций:

  • Записывайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике, который вы каждый день просматриваете. Пишите четкую формулировку: что нужно сделать. Например, позвонить Сергею в 10:30 и договориться о встрече.
  • Планируйте задачи. Составьте список дел и последовательно выполняйте их. Частая ошибка начинающих заключается в том, что записанные задачи просто игнорируются. Как будто они сами должны выполняться. Звучит смешно, но – делайте задачи из списка.
  • Разбивайте большие проекты на мелкие подзадачи, которые можно выполнить за 1-2 подхода.
Читать еще:  Инструменты управления менеджера

Конкретизируйте результат . Зачастую написать сразу, что вы хотите получить по итогам работы сложно. Однако в системе разработали эффективную формулу целеполагания – SMART.

Согласно формуле цель должна быть:

  • S (Specific) – конкретной;
  • M (Measurable) – измеримой;
  • A (Attainable) – достижимой;
  • R (Relevant) – актуальной;
  • T (Time-bound) – ограниченной по времени.

Конкретная цель должна четко указывать, какой результат вы получите в итоге. Например, «стать богатым» не годится. А вот «Заработать 1 000 000 рублей за 12 месяцев на собственном деле» — уже теплее. Расширить её можно конкретным описанием своего бизнеса, то есть за счет чего вы планируете заработать деньги.

Фиксируйте процесс . Когда вы поставили цели и распределили их по важности, самое время завести таблицу в Excel. В ячейках слева написать задачи, а столбцы пронумеровать по числам месяца. Сделали план на сегодня – отметили зеленым цветом, не сделали – красным, наполовину – желтым. Простая маркировка помогает понять при еженедельном и месячном анализе, какие задачи провисают.

Расставляйте приоритеты. Мало просто поставить цель, нужно определить срочность исполнения. Для этого можно пользоваться системой ABCD, то есть самое важное дело – A, менее значимое – D. Например, Брайан Трейси называет приоритетное дело – лягушкой и рекомендует съедать её на завтрак. То есть сложное и важное делать вперёд остальных.

Для тех, кто любит научный подход, существует принцип Парето: 20% усилий приносит 80% результата, а остальные – только 20%. Таким образом, выполняя минимум приоритетных дел каждый день, вы будете продвигаться к цели семимильными шагами.

Также хорош метод Эйзенхауэра, именуемый матрицей.

Дела разбиваются на 4 категории:

  • Важные и срочные задачи. Это те самые 20% действий, которые определяют прогресс в делах. Эти задачи психологически давят на человека, к ним он подходит со слишком завышенными ожиданиями. Нужно чуть отпустить себя, то есть не выдавливать 110%, а легко и комфортно работать на 80-90%. Удивительно, но сняв избыточные потенциалы, дела решаются намного быстрее.
  • Несрочные, но важные дела. Это квадрат успешного тайм-менеджера. Искусство управления временем заключается в том, чтобы важные дела сделать не срочными и тем самым снизить психологическое давление.
  • Неважные, но срочные задачи. Часто их лучше делегировать сотрудникам, для которых они будут находиться в первом или втором квадрате.
  • Несрочные и неважные дела. Эти задачи вычеркивайте из списка – не тратьте время.

Анализируйте опыт . Все правила можно и нужно подстраивать под себя, поняв их основной принцип. Если что-то не работает – установите причину и найдите решение. Например, если вы работаете во фрилансе и развиваете проект-хобби, то список дел по заказам клиентов может оттеснять личные задачи. Устранить это можно, нарушив принцип системы – то есть смешать личные дела с заказами.

Отдыхайте . Управление временем включает и планирование отдыха, когда вы отключаетесь от рабочего поля, чтобы набраться сил, привести мысли в порядок или просто заняться любимым хобби.

Многих пугает серьезный подход к планированию времени – записывать, фиксировать, анализировать и прочее. Это словечки для бизнеса, но не для личностного роста. Предлагаем ряд оригинальных техник эффективного использования ресурса – «без зауми»:

  • Работайте помидорами. Этот метод был разработан итальянским специалистом в конце 20 века. Чтобы выделить время на работу, он заводил механический таймер (в виде помидора) на 20 минут и занимался только одной задачей. Когда звенел таймер, он откладывал дела и отдыхал 5-10 минут. Потом снова принимался за работу. Попробуйте – эффективность зашкаливает.
  • Метод колбасы. Все знают, как незаметно слопать палку салями – нужно есть по маленькому кусочку. Также и с делами. Большую задачу нужно разделить на много мелких простых дел. Выполнив их все, вы победите и главное чудище.
  • Небольшие задачки, но каждый день. Самый действенный способ из всех существующих – не напрягаясь выполнять малые задачи повседневно. Особенно он хорош в личностном росте, когда важно внедрять новые эффективные навыки взамен старых.

Мифы тайм-менеджмента

Как любая методика, связанная с эффективностью, Time Management оброс мифами:

  • Управлять временем нельзя. Да, это невозможно в нашем мире или пока невозможно. Но система говорит не о физическом замедлении или ускорении времени, а о прагматичном и разумном подходе к личной эффективности. Мы не трогаем сам ресурс, а меняем к нему отношение.
  • Будет больше работы и меньше отдыха. Если награждать себя за выполненную быстро и эффективно задачу новой и новой работой, игнорируя отдых и хобби – выгорание и депрессия обеспечена.
  • Все делать по списку – это для роботов. Мы уже давно живем в обществе, где все систематизировано. Если вы не будете прописывать свои задачи, то этим займутся другие люди и пропишут вам обязанности, которые будут решать их задачи. Так что управлять своим временем – это выбор не роботов, а осознанных людей.

Что ещё почитать про Time Management?

Мы рекомендуем обязательно прочесть шедевры Брайна Трейси – эксперта в личностной эффективности. Например, «Результативный тайм-менеджмент». Также хорошо дополняются тему книги российского специалиста Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».

На закуску обязательно прочтите «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» Д. Аллена.

Резюме

Мы рассмотрели, что такое эффективный тайм-менеджмент. Поняли, что напрямую управлять ресурсом нельзя, а можно только изменить отношение к нему. Зачем? Чтоб сделать свою жизнь продуктивной и счастливой. Привычка ценить время, как и любая другая, формируется за 20-30 дней. Всего месяц отделяет вас от успеха в делах – продержитесь!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector