Dmitriytishanskiy.ru

Онлайн уроки
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Линейное планирование в тайм менеджменте

Тайм-менеджмент — это планирование и достижение целей

Узнайте, что такое тайм-менеджмент перед тем, как его изучать. Вы не должны думать, что тайм-менеджмент – это управление временем. Такое определение популярное, но неправильно.

Поэтому давайте углубимся в теорию, чтобы подойти к практике во всеоружии.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – это система списков, планов, методов и инструментов, с помощью которых вы организовываете своё время и расходуете его продуктивно.

Его элементами являются:

Списки – это перечни дел, которые вы хотите организовать.

Например: список задач, целей, проектов.

Планы – это ваши намерения выполнить какие-либо дела из списков в определённый промежуток времени.

Например: план на год, месяц, неделю, день.

Методы – это то, как вы планируете и ведёте списки.

Например: метод 45/15. Его суть в том, что весь день делится на пары по 45 и 15 минут. 45 минут вы уделяете сложным, приоритетным задачам, а 15 – всем остальным. Таким образом, вы чередуете виды деятельности. Это позволяет вам немного передохнуть и отвлечься.

Инструменты – материальное и виртуальное пространство, где вы храните списки и планы и работаете с ними.

Например: бумажные инструменты (ежедневники, записные книжки, блокноты), программы (заметки, Evernote, ToDoist).

Набор этих элементов образует систему тайм-менеджмента. Существуют уже готовые системы, например: Getting Things Done, Тайм-Драйв, Bullet Journal. В них всё необходимое уже предусмотрено разработчиком. Вы что-то изменяете под себя, но в целом пользуетесь готовым набором элементов тайм-менеджмента. Вы можете взять лучшие идеи из уже существующих, или придумать всё с нуля.

К этому ещё можно добавить действия, которые вы выполняете, чтобы поддерживать систему тайм-менеджмента.

Цели тайм-менеджмента:

Собрать все дела, обязанности, желания в одном месте.

Продуктивно расходовать время и выполнять как можно больше поставленных задач.

Тайм-менеджмент – это способ саморазвития и организации своей жизни. Но уж ни как не управление временем, поскольку временем управлять нельзя.

Тайм-менеджмент можно разделить на две части: планирование и достижение целей. Составлять систему тайм-менеджмента можно с любой части: с «планирования» или с «достижения целей». Это делает такой подход универсальным и практичным.

«Планирование» позволяет вам собрать все дела в кучу, то есть определить фронт работ. Вы эти дела отсортируете по спискам. Затем на каждый промежуток времени формируете отдельный план. И приступаете к их выполнению. При этом будете контролировать выполнение, выбирать время для каждой задачи.

«Достижение целей» направлено на то, чтобы вы составили список целей. Выбрали цели на ближайшее время. Сформулировали их, спланировали и приступили к их достижению.

Тайм-менеджмент – это помощник в планировании и достижении целей. Это и есть ответ на вопрос «что такое тайм-менеджмент», который позволяет развиваться в двух основных направлениях: планы и цели.

Тайм менеджмент — грамотное планирование времени

В темпе современной жизни не каждый человек успевает сделать все, что запланировал. Бывает, откуда-то появляются новые дела, необходимые к выполнению, бывает, человек просто не может вовремя взяться за нужное дело, откладывая все на потом. Как правило, дела скапливаются и превращаются в один огромный ком, разгрести который бывает очень сложно.

Тот, кто этим занимается планированием своего времени по своей натуре очень продуктивен . Такие люди работают по максимуму, и в тоже время успевают отдохнуть так, как планировали. Говоря о продуктивности, в свою очередь, можно говорить только о результате, а не самом процессе.

Если высокая производительность как результат заинтересуют Вас, то смело приступайте к освоению тайм-менеджмента. Большинство ваших знакомых и друзей тратят время впустую, потому что они так и не решились на освоение этого навыка.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это ряд правил о том, как нужно обращаться со своим временем, чтобы все успевать. В сутках 24 часа, но, если уметь грамотно расписывать свободное и рабочее время и отводить минуты на нужные, доминирующие дела , несложно заметить, как часы в сутках увеличатся вдвое. Тайм-менеджмент – первый шаг к саморазвитию и самосовершенствованию, ведь умение управлять своим временем делает каждого человека владельцем своей собственной жизни.

Если вы чувствуете, что способны к успеху, эффективности в работе и в личной жизни, то смело пробуйте привить к себе основы контроля времени. Ничего изобретать не надо. Всё уже сделали и обработали профессионалы. Вам остается лишь повторять до полного усвоения. Одним из самых важных секретов персональной продуктивности является грамотное распределение времени. Если Вы твердо решили перестать быть заложником карьеры, то на помощь вам придёт тайм-менеджмент.

Люди, которые добились успеха в жизни систематически, ежедневно уделяют время планированию, причем отводят на это дело не получаса. Если человек хочет повысить свою эффективность, улучшить показатели по производительности, то ему нужно каждый день уделять внимание планированию, чтобы стремиться к тому, чтобы управлять своей жизнью, как мечтой.

Существует ряд простых правил, которые сделают планирование более осмысленным и эффективным, а это:

Записывать цели на бумаге. Когда человек пишет от руки он лучше усваивает написанное, поэтому в школе просят делать конспекты. Важно осознавать одну простую истину — существует только та цель, что указана на бумаге.

Читать еще:  Менеджер по соц сетям

Список необходимых к выполнению задач. Если такового не имеется, то и смысл тайм-менеджмента отпадает. Люди тратят время впустую только потому, что не представляют, чем будут заниматься и зачем. Нужно знать, что и когда следует сделать — такова аксиома успеха.

Работа со списком. Указывается рейтинг дел на день. Это очень важно, потому что в процессе объяснения себе причины, по которой какое-то из дел ставится высоко в рейтинге человек осознает истинную значимость какого-либо дела для себя. 25% — таков показатель улучшения эффективности после работы со списком дел. И это только начало изменений. Работа над распределением приоритетов среди дел улучшает жизненный взгляд, человек спустя какое-то время начинает более остро ощущать, чего хочет от жизни. С этого момента его списки меняются — теперь они направлены на воплощение мечты.

Вычёркивание. Выполненные задачи должны быть вычеркнуты, это сделает список живым. Будет разница между выполненными задачами и еще не выполненными. Такой подход позволит увидеть, сколько человек хочет сделать и сколько в действительности может. Вычёркивание прибавляет энтузиазма — конечно, гора с плеч не падает, может быть, впереди ещё много дел, но по камешку с плеч всё же падает, когда человек отмечает, что уже выполнил что-то.

Разделение. Сложные задачи следует делить на маленькие. Конечно, всем хочется верить, что можно свернуть горы за один день, но это не так. И те, кто знает, что это не так — успешные люди. А всё почему? Ответ прост. Они знали, что есть сложные задачи, для выполнения которых нужно много времени и сил, а потому разделили задачу на много маленьких задачек, и выполняя по чуть-чуть ежедневно, верно и неуклонно шли к цели. Другие пытались за день всё успеть, но увы… и бросали начатое.

Рамки. У каждой задачи должны быть чётко сформулированные рамки. Откладывание задачи на неопределенный срок недопустимо. Иногда приходится осознать, что есть вещи, которых мы никогда не сделаем. это лучше, чем откладывание на неопределённый срок.

Убирание. После составления списка по рейтингу важности по мере убывания из конца списка нужно убрать два дела. Укороченный список и будет реально выполнимым.

В любом случае большинство дел придётся вычеркнуть, многие не удастся выполнить, а есть и такие, манящие своей простотой, однако не выполнимые, которые придется откладывать. Это нормально. Тайм-менеджмент меняет человека в лучшую сторону, делая его эффективным и организованным. И успешным, со временем.

Как научиться управлять своим временем?

Есть простые вещи, которые помогут человеку стать организованным и ответственным за свое время:

1. Наличие ежедневника.

Многие современные люди пренебрегают этим пунктом, считая, что способны запомнить все и без записей в тетради. Однако в конце дня многие из них осознают, что забыли выполнить важное дело. Записи в ежедневнике помогут сформулировать и поставить перед собой определенные цели и задачи, результаты работы и нужные сроки выполнения.

Для некоторых людей ведение ежедневника становится своеобразным хобби, и они тратят несколько минут времени для красивого оформления, что так же является одним из путей запоминания информации, занесенной в органайзер.

На каждую цель, которую человек выбирает для достижения, нужно ставить временные рамки. Например, потратить десять минут на разминку, час на физические упражнения, час на прогулку в парке, шесть часов на работу, два часа на чтение книги и так далее. Подробное расписывание задач также поможет увидеть шаги к заданной цели. Так, допустим, для того, чтобы привести себя в форму, нужно бегать, заниматься другими кардионагрузками, посещать спортзал и тому подобное. Расписывание путей, которые ведут к цели – первый шаг к успеху.

Важно помнить, что помощь способна облегчить жизнь. Не нужно стараться выполнить все дела самостоятельно, находясь в постоянном завале и не успевая ничего сделать. Можно делиться своим временем с другими: родственниками и друзьями. Например, некоторые запланированные дела могут помочь сделать дети.

4. Социальные сети.

В современном мире социальные сети играют важную роль для человека, и он проводит в них свое свободное время, а порой даже забывает о важных делах. Не нужно ставить табу на таком времяпрепровождении, но необходимо оценить ситуацию со стороны, например, записывать, сколько часов в день уходит на социальные сети, а затем сократить количество времени, потраченного впустую. Важно помнить, что человек не замечает, как бесцельное времяпрепровождение способно сбить с назначенного курса и помешать двигаться в верном направлении.

Знание основ тайм-менеджмента способно значительно облегчить жизнь. Ведение ежедневника не должно превратиться в скучное занятие. Человек не должен насильно заставлять себя заполнять свой ежедневник, для него это должно превратиться в интересный способ успевать выполнить все задуманные дела и достигать поставленных перед собой целей. Жизнь скоротечна, и не всегда человек получает удовлетворение от выполненных в срок заданий. Что уж говорить о недостигнутых целях – саморазвитие и самоутверждение в обществе без этого просто невозможно.

Меньше времени на социальные сети, больше времени на семью, друзей и себя – таковы принципы правильного тайм-менеджмента, рассчитанного на рациональное и эффективное распределение свободных минут.

Читать еще:  Современный тайм менеджмент

Copyright © 2017 Все права защищены. Копирование материалов сайта без указания источника — запрещается.

Линейное планирование в тайм менеджменте

Книга: Тайм-менеджмент. Полный курс

3.2. Контекстное планирование

«Кайрос» – основа контекстного планирования

Начав работу по составлению плана, мы сразу сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно привязать к какому-то конкретному времени.

• Если буду в магазине, нужно не забыть оплатить мобильный.

• Встречу преподавателя – узнаю о времени консультации по диплому.

• Буду на кафедре – уточню время и место проведения научной конференции.

На который час записать эти задачи в ежедневник, на какое время установить «напоминалку» в мобильном телефоне или Outlook? Как вспомнить о нужных делах в нужное время? Каким образом определить наиболее благоприятное время для решения задачи, не привязанной к определенному дню и часу? Остается одно – надеяться на свою память, а этого делать не стоит: мозг наверняка будет тревожно и изматывающе напоминать о задаче весь день, кроме того единственного момента, когда задачу можно было бы решить. И потом еще долго память будет изнурять вас чувством вины за упущенный шанс. Не поможет и стикер, наклеенный на монитор: он не только затеряется в ворохе аналогичных стикеров, призванных напомнить о важном и неотложном, но еще и «похоронит» под собой запись о реферате, который преподаватель ждет от вас «к позавчера».

Возможно даже, что существуют два времени: то, за которым следим, и то, которое нас преобразует.

Разобраться с этой проблемой нам помогут древние греки, которые использовали два совершенно разных понятия для обозначения времени.

Первое – «хронос», привычное нам линейное, измеримое, механическое время. Именно для его упорядочения приспособлены обычные ежедневники и органайзеры, содержащие, как правило, жесткие задачи.

Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.

Второе обозначение времени – «кайрос», удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла. Именно с понятием «кайрос» связано большинство дел и задач, которые называются гибкими.

Гибкие задачи – задачи, не привязанные жестко к определенному времени, а зависящие от контекста (условий, обстоятельств).

«Кайросы», или удобные моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностью времени. И речь идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определенных обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела. Эти обстоятельства мы будем называть контекстами.

Контекст – это условие или совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела или решения конкретной задачи.

Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах. Все контексты условно можно разделить на четыре группы.

1. Место. Решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если буду в банке», «когда появлюсь в институте», «когда зайду в магазин, не забыть купить», «когда окажусь в офисе, дома».

2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком или группой людей. Примеры: «если увижу преподавателя», «когда зайдет приятель».

3. Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая не зависящие от человека обстоятельства. Примеры: «если примут закон», «когда изменятся правила», «если установится хорошая погода», «если у шефа будет хорошее расположение духа».

Использование контекста «внешние обстоятельства»

Некоторое время назад, в период обострения борьбы с международным терроризмом, на многих авиалиниях были введены новые правила – «никаких жидкостей и гелей».

Борьба с террором – вещь хорошая, но для многих часто путешествующих людей это стало вызовом – отказаться от привычных шампуней и дезодорантов. Сложившейся ситуацией сумел воспользоваться предприниматель Майкл Миллер.

Созданная им компания с успехом воплотила в жизнь его идею: доставлять туалетные принадлежности путешественникам прямо в номер отеля, где они останавливаются. Заказ можно было оформить на сайте компании – и небольшие флакончики любимого шампуня или дезодоранта уже дожидались в забронированном номере. Путешественники избавлялись от необходимости тратить время в поисках необходимых товаров в чужом городе, а Миллер не только раскрутил свой сайт, но и получил хорошую прибыль, сумев воспользоваться сложившейся ситуацией.

Д. Пинк. Нация свободных агентов

4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от внутреннего состояния человека. Примеры: «если будет прилив творческого вдохновения», «когда я ощущаю себя больным/здоровым», «если будет настроение», «когда почувствую в себе силы».

Использование контекста «внутренние обстоятельства»

Рассказывают, что, когда Александр Сергеевич Пушкин читал разгромную рецензию на какое-нибудь из своих произведений, он выписывал имя автора и название рецензии на бумажку, которую клал в специальную хрустальную вазу. Когда наступал «кайрос» под названием «ехидное настроение», Пушкин доставал из вазы одну из таких бумажек и писал на автора рецензии эпиграмму.

Г. Архангельский. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать

Работая над собственным планом, важно выделить наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться эффективно пользоваться теми возможностями, которые они открывают.

В последнее время понятие «контекст» становится одним из главных в области тайм-менеджмента и самоорганизации. Обилие возможностей, имеющихся в распоряжении современного человека, существенно повышает требования к системам самоорганизации. Одна из таких систем, позволяющая использовать различные контексты для повышения эффективности самоменеджмента, обеспечивающая гибкость реагирования и помогающая более полно реализовать имеющиеся возможности, может быть организована с помощью карточек контекстов. Автор данной системы, активный участник ТМ-сообщества Лембиту Кыйв, так описывает предложенную технологию.

Читать еще:  Командный тайм менеджмент

Сложность планирования в современном обществе во многом возникает из-за того, что мы пытаемся втиснуть многомерный мир в одномерный список. Карточки контекста позволяют устранить это несовершенство.

Контекстное планирование: новый взгляд на планы

Планирование нужно всем. Это аксиома, которую стоит принять. Почему? Увы, это не тема сегодняшней статьи, поэтому просто осознаем факт как данность. Планировать нужно, но не у всех получается. Слишком много задач, целей, идей, чтобы можно было вместить их в формат одного плана. Поэтому был найден альтернативный вариант, получивший название контекстное планирование.

Планирование в контексте

Честно слово, я уже была сама готова «придумать» этот метод, когда наткнулась на его описание. Причиной моего бы «изобретения» послужило полное непонимание того, как вместить в один план кучу несовместимых идей.

Не знаю, поймут ли меня мужчины, но женщины точно сталкиваются с такими проблемами.

Вот что бывает в моем плане:

  • купить продукты – когда буду в магазине;
  • купить одежду, подарки и наушники – когда доберусь до торгового цента;
  • сделать логопедическую зарядку с ребенком и почитать – когда сядем заниматься;
  • установить плагины и подобрать «интересные статьи» – когда займусь сайтом…

То есть очень большой пласт важных и нужных дел привязывается не к какому-то времени, а реализовывается тематически. В контексте каких-то событий.

Записать подобные события в точный временной план дня практически невозможно.

Думала меня спасет метод Оригами – удобно, просто и то же как бы с контекстами, но он оказался с привязкой к одному дню. Опять не то…

Попытка найти лучший способ фиксации разнообразных задач привела меня к уже существующей в тайм-менеджменте системе. Это оказалась техника контекстного планирования.

Жесткие и гибкие задачи, виды контекста

Контекстное планирование в тайм менеджменте подразумевает разделение всех задач на:

  • жесткие – привязанные к точному времени;
  • гибкие – выполнение которых зависит от определенных обстоятельств или условий.

В качестве контекста может быть выбрано:

  • Место – действие, привязанное к конкретной организации, компании (магазин, университет, дом, офис).
  • Человек – задача, решение которой связанно с определенной личностью или группой лиц (на совещании совета директоров, при встрече с другом, в разговоре с преподавателем).
  • Внешние факторы – реализация цели зависит от каких-то обстоятельств (принятия закона, погоды, моды).
  • Внутренние факторы – выбор времени определяет сам человек по своему «настроению», «вдохновению», «здоровью».

Шаги контекстного планирования

Хотя общий принцип структурирования дел понятен сразу, контекстное планирование в тайм менеджменте имеет свою систему организации. Чтобы правильно составить план на контексте, достаточно выполнить три простых действия. Три шага.

Шаги техники контекстного планирования в правильном порядке:

  1. Составить личный список контекстов. Обычно их набирается 5-10, но может быть и больше. Надо понимать, что у студентки, мамы в декрете и бизнес-леди контексты будут различаться. При составлении списка стоит ориентировать на актуальные повседневные и рабочие задачи.
  2. Сформировать список дел под каждый контекст. Очень удобно это делать после «выгрузки» мозга. И задачи все под рукой, и контексты легко формируются.
  3. Сверяться с задачами из контекста при наступлении определенного события или условия.

Контекстное планирование пример.

На самом деле это очень просто. Собираясь в администрацию по рабочим делам, открываем контекст с пометкой «Администрация» и смотрим, какие задачи и вопросы нужно решить в рамках данного блока.

Аналогично поступаем с другими блоками – «Покупки», «Офис», «Семья», «Дети школа» и т.д.

Все просто, доступно. Под рукой.

Контекстное планирование и инструменты контекстного планирования

Инструменты контекстного планирования могут быть практически любыми. Выбор ограничивает только фантазия. Наиболее распространенные средства для фиксации и отслеживания контекстов:

  1. Ежедневник. Можно купить блокнот с уже встроенным разделителями блоков или самостоятельно отделить листы закладками или цветом. Сегодня практически для каждого формата можно купить цветные блоки, что очень удобно как раз для контекстного планирования.
  2. Стикеры и закладки. Подходят для стандартных ежедневников для выделения блоков с отдельными контекстами.
  3. Бумажные блоки. Оптимальны для фиксации небольших контекстов – покупок, мини-дел, звонков, вопросов для разговоров. Удобны тем, что можно легко удалить и выбросить отработанные шаги контекстного планирования.
  4. Программные решения. Любой виртуальный планировщик дел годится для выделения тематических блоков задач.

Наверное, больше не нужно пояснять, в чем заключается контекстное планирование. И так все понятно.

Есть, конечно, много специфических и доработанных решений. Различные таблицы, разлинованные ежедневники, доски контекстного планирования для командной работы. Но использовать данные готовые варианты не рекомендую. Почему? Потому что они созданы под конкретные задачи, нередко даже фирмы и несут в себе отголосок специализированных проектов.

Лучше начать контекстное планирование с простого ежедневника или нескольких бумажных блоков и уже постепенно адаптировать систему под себя. Это поможет понять, какой шаг и когда включается в технику контекстного планирования; сколько этих шагов действительно бывает и какой эффект дает этот оригинальный подход.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector