Dmitriytishanskiy.ru

Онлайн уроки
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Концепции тайм менеджмента

7 главных принципов тайм-менеджмента

А теперь перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента :

  • Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
  • Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
  • Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» — непредвиденные обстоятельства.

Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.

В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей» . Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.

Пример
Вы работаете маркетологом в коммерческой фирме и ваша главная цель – поднять продажи в текущем сезоне на 30%.
Внедрение данной цели можно разбить на несколько подзадач: увеличить продажи в конкретной торговой точке путем проведения рекламных акций, пересмотреть вопрос ценообразования на некоторые позиции, скорректировать цены, провести масштабную рекламную кампанию в интернете и в СМИ.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.

Он называется принцип SMART .

Согласно данному принципу цель должна быть :

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за определенный период (Attainable);
  • актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.

Один из таких методов называется «Диаграмма Ганта» . Объясню, как это выглядит на практике.

Пример
Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД» .

Способ АБВГД (ABCD)
«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.

Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Читать еще:  Тайм менеджмент анкета

Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.

Закон Парето
20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Таким образом наша задача — выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра» . Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории :

  • срочные и важные;
  • важные, но не срочные;
  • срочные, но не очень важные;
  • неважные и несрочные.

Первая категория : срочные и важные — это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.

По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Вторая категория : важные дела, не являющиеся срочными. Внимание, вот оно — ваше место силы!

Мой секрет тайм-менеджмента — находиться в секторе « Важные — Не срочные » .

Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.

Совет
Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!

Третья категория : срочные и не очень важные дела – они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным.

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».

№ДелаСрочные делаНесрочные дела 1Важные делаРазрешение кризисных ситуаций, главные проектыПланирование новых задач, налаживание отношений2Неважные делаДеловые телефонные звонки, письма, совещанияРутинная механическая работа, пожиратели времени

Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Я уже говорил, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажу о том, как делать это максимально эффективно.

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, — важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.

Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.

Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.

Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование — это составляющая классического менеджмента.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.

Запомните
Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.
Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».

Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.

Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.

Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».

Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.

Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.

Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.

Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность — уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того — планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Читать еще:  Что должен знать менеджер

Пример из жизни Радислава Гандапаса
Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.
Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.
В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

Концепции тайм менеджмента

Тайм-менеджмент — одна из наиболее популярных тем в бизнес-обучении. На российском рынке она уже не нова, тем не менее, тренинги по управлению временем стабильно и активно покупают. И в открытом формате, и в корпоративном. Эта компетенция важна как для руководителей, так и для исполнителей, как для наемных работников, так и для собственников. И, тем не менее, дисциплина времени постоянно в дефиците. У нас, в России, это очень остро чувствуется: менеджеры часто ошибаются в планировании, поставщики срывают сроки, сотрудники сервиса нарушают договорные обязательства. Люди продолжают опаздывать, несвоевременно давать обратную связь, упускать важное в результате недочетов, связанных с временем. В чем корень проблем?

Во-первых, принципиальный момент: временем управлять нельзя — оно объективно и не зависит от нашей воли. В году 365 дней, в сутках 24 часа, в часе 60 минут, в минуте 60 секунд. К тому же, время необратимо. Поэтому можно лишь управлять собой во времени и своим отношением к нему. Точнее, к своим делам и их планированию. Но и этого на практике оказывается вполне достаточно, ведь не зря же о мастерах тайм-менеджмента говорят: «У них в одних сутках 48 часов».

Во-вторых, любое планирование, прежде, чем «завязаться» на времени, должно исходить из правильно расставленных приоритетов. А для этого, как минимум, нужно уметь отличать цель от видения, цели от задач, а в задачах выстраивать логическую последовательность. И, разумеется, корректно ставить цели. Хотя бы, по такому классическому алгоритму, как SMART.

В-третьих, тайм-менеджмент предполагает и «отрицательные» методы. Например, важно не только запланировать и учесть то, что нужно сделать. Важно понимать и то, чего делать совершенно не нужно. Что избыточно, излишне, безрезультатно, малоэффективно, нерентабельно в плане вложений такого ценнейшего — невосполнимого! — ресурса, как время. Понимание, что нужно отсечь и вынести за скобки, дает концентрация — эффект такой компетенции, как осознанность.

Итак, тайм-менеджмент — это система контроля над расходованием времени, правильным его распределением на различные виды деятельности для повышения эффективности и продуктивности. Ниже мы порассуждаем о законах, принципах и инструментах тайм-менеджмента, а также о проблемах и ошибках в обращении с ресурсом времени. Эта статья не претендует на высокую авторскую оригинальность и новые открытия, здесь мы коротко, но системно лишь изложили то, что уже более или менее известно, и приправили комментариями на злобу дня.

1. Законы тайм-менеджмента: как это работает

Об управлении временем написано много статей со всевозможными советами и рекомендациями. Далее собраны самые действенные законы тайм-менеджмента, которые нужно обязательно брать во внимание при разработке своего плана действий.

Ваша эффективность напрямую зависит от порядка действий

Когда у вас прилив сил, лучшее, что вы можете сделать — это заниматься большими делами, которые требуют творчества, энергии, креативности и полной самоотдачи. А когда вы уже подустали, самое время поперекладывать бумажки, поискать нужную информацию в сети и позаниматься прочими монотонными делами.

При получении первых результатов продуктивность снижается

Знакома ли вам такая ситуация — вы начинаете новый проект, и всё у вас получается так здорово, что вы решаете похвалить себя, сделать перерыв и выпить кофе. Вы расслабляетесь, потом снова возвращаетесь к работе и обнаруживаете, что ваша эффективность пошла на спад.

Похожий пример можно привести и в спорте. Допустим, ваша цель — 10 подтягиваний. Вы подтягиваетесь 7 раз и решаете сделать маленький перерыв, перевести дух, при этом всё ещё вися на турнике. Вы даёте себе немного повисеть, и в итоге всё заканчивается тем, что вы не можете добить эти три подтягивания. Мораль в обоих случаях одна — начал забег, беги и не останавливайся, иначе можешь сбить дыхание.

Если вы занимаетесь любимым делом, время летит быстро

Время тянется как жвачка, если вам скучно. Но скучно не бывает, если вы заняты тем, что вам по душе, поэтому в таком случае время проходит незаметно. И это прекрасно, когда вы действительно любите вашу работу. Однако, есть тут и некая опасность. Не замечая ход времени, можно часто зарабатываться, и тогда его уже не будет хватать на другие важные вещи — на семью, друзей, здоровье и отдых. Важно об этом помнить: жизнь состоит не только из работы, карьеры и добывания денег.

Вы потратите на дело столько времени, сколько вы отвели на него

Если вы не поставили себе чёткий дедлайн, то можно и небольшую статью писать целый день, то и дело прерываясь на что-то стороннее. Однако, как только вы станете измерять задачи не днями, а часами, то заметите, как улучшилась ваша продуктивность.

20% усилий приносят 80% результата

Читать еще:  Формула тайм менеджмента

В конце XIX века итальянский инженер, экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал принцип, который гласил, что «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20% результата». Верно? Не совсем. На самом деле, идею принципа в 1951 году предложил видный теоретик менеджмента Джозеф Джуран.

Резюмировать историю принципа Парето можно следующим образом.

Концепция «значительности немногого и незначительности многого» существовала всегда. Парето исследовал её проявление на примере распределения благосостояния населения. Его вклад был в том, что он обнаружил логарифмическую зависимость распределения дохода, соответствующую теории значительности немногого и незначительности многого. А Джуран был первым, кто понял, что этот принцип (который ещё не был принципом, а только наблюдением) универсален и может применяться в отношении большинства видов деятельности. Именно он создал этот принцип и выразил его суть как «значительность немногого и незначительность многого». Иначе говоря, закон гласит о том, что в ситуации, где результат складывается из различных факторов, их вклад часто бывает разным.

Закон или принцип Парето известен, наверное, всем, кто интересуется управлением временем. Однако не все его верно понимают. Если объяснять кратко, то принцип можно перефразировать так — только часть наших действий по-настоящему эффективна, поэтому акцентировать внимание нужно стараться только на этих «20%» наших результативных действий.

В наше время закон Парето всё ещё релевантен и активно используется в различных сферах жизни, хотя он и был подвергнут критике. И на наш взгляд, чтобы лучше понимать этот принцип и эффективнее его использовать, нужно иметь о нём полное представление.

В отношении закона Парето есть две основные претензии, и обе они касаются его математической части. Если вкратце, она неверна. Более того, следствие закона вообще может не сбываться в каждом случае. Таким образом можно заключить, что принцип Парето нельзя рассматривать как непреложный и точный закон. Однако, применение его как общего правила, требующего замечать неравномерность вклада различных факторов в результат и необходимость уделять разное внимание этим факторам, исходя из их значимости, полезно.

Принцип Парето является хоть и не точным законом, но, безусловно, полезным инструментом в самых разных сферах трудовой деятельности. Благодаря ему, человек может находить причины появления проблем, устранять самые важные из их, а также концентрировать свои усилия на тех областях, которые могут иметь наибольший эффект. Таким образом, принцип Парето служит одним из лучших инструментов повышения эффективности и качества.

А теперь небольшой кейс из практики консультанта.

Отдел продаж крупной IT-компании не радовал своими показателями топ-менеджмент. Помимо изготовления и реализации серверов, сетевого оборудования и компьютеров, компания создавала программный софт, чаще всего, под конкретный запрос клиента. Поэтому помимо относительно простых продаж продуктов типовой конфигурации, отдел должен был заниматься сложными «длинными» продажами индивидуальных решений. На это у сотрудников уходило много времени. Они жаловались, что его категорически не хватает для выполнения плана продаж на сто процентов. Для решения этой проблемы был приглашен консультант.

Все вышеописанные базовые законы тайм-менеджмент он применил в данной ситуации как инструменты. А именно, сделано было следующее.

Закон ваша эффективность напрямую зависит от порядка действий в прикладном аспекте сработал следующим образом. Каждый рабочий день отдела продаж начинался с небольшого брифинга-планерки. РОП собирал своих сотрудников в количестве двенадцати человек и забрифовывал их каждого по отдельности и всех вместе, определяя и корректируя индивидуальные планы относительно общего плана отдела. Выясняя проблемы, руководитель отдела работал как фасилитатор, помогая сотрудникам решать их коллегиально. В начале это всех напрягало, но затем сотрудники увидели пользу синергетического эффекта групповой работы и больше почувствовали себя коллегами, нежели конкурентами. Главное, что в результате такого брифинга каждое утро для отдела разрабатывался конкретный порядок действий в соответствии с законом Парето.

20% усилий приносят 80% результата: в данном случае под 20% подразумевался наиболее продуктивный с точки зрения биоэнергетики человека временной отрезок — это первый 20% от 100% длительности всего рабочего дня. Каждое утро сразу же после ежедневного брифинга-планерки сотрудники отдела продаж выполняли самые крупные, сложные и щедрые в смысле финансового результата дела: звонки крупным клиентам, разработка крупных потенциальных клиентов, назначение и проведение серьезных встреч, неприятные, но необходимые дела. Иными словами, именно те, которые в совокупности дают 80% желаемого результата и выполнения плана в денежных показателях.

Закон вы потратите на дело столько времени, сколько вы отвели на него отлично работал в системе промежуточного контроля и условных процессных KPI, помогающих оцифровать рабочий день сотрудника отдела продаж посредством графика, который вскоре был заведен в систему CRM. Количество и результативность звонков, встреч, переговоров в переписке, расширение клиентской базы и т.д.

Чтобы при получении первых результатов, продуктивность не снижалась помогали индивидуальные планы сотрудника и, опять же, индивидуальная система контроля. Эти инструменты давали возможность переходить от одного вида работы к другому таким образом, чтобы соблюдать границы их тайминга — ограниченности во времени на решение своих задач.

Если вы занимаетесь любимым делом, время летит быстро: теперь на практике это работало прекрасно! Внедрение индивидуальных планов с четким таймингом, системы промежуточного контроля и системы KPI вкупе с сокращением фиксированной части вознаграждения за труд сыграло роль «промывки» отдела продаж. Из него ушли все «процессники», привыкшие работать по принципу «день да ночь — сутки прочь». Остались одни результатники, которым удавалось дружить со своим временем.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector