Dmitriytishanskiy.ru

Онлайн уроки
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Мастер класс тайм менеджмент

Сценарий мастер-класса «Технология тайм-менеджмента в управленческой деятельности»

Крутий Ирина Михайловна

Заведующий, МДОУ «Шахтёрский ясли-сад №1», Донецкая Народная Республика, город Шахтёрск

Ссылка на статью, при указании в списке литературы (по ГОСТ Р 7.0.5–2008):

Крутий И.М. Сценарий мастер-класса «Технология тайм-менеджмента в управленческой деятельности» // Совушка. 2017. N4(10). URL: https://kssovushka.ru/zhurnal/10/ (дата обращения: 11.04.2020).

Здравствуйте, уважаемые коллеги! Наша сегодняшняя встреча посвящена вопросу, который волнует многих: как правильно организовать свое время, чтобы все успеть. Предлагаю потратить немного времени на подготовку. Нам понадобятся ручка и блокнот для записей, чтобы наше общение было эффективным и продуктивным.

Русская пословица гласит: «Деньги пропали — наживешь, время пропало — не вернешь». Сегодня мы рассмотри понятие «время» в рамках технологии тайм-менеджмент.

Тема нашей встречи «Технология тайм-менеджмента в управленческой деятельности».

Работа заведующего дошкольной образовательной организацией предполагает режим постоянной готовности. Помимо очерченного круга обязанностей периодически возникают внеплановые ситуации, которые требуют оперативного вмешательства. Одно, другое, третье, и вы понимаете, что не успеваете НИЧЕГО. Знакома ли вам такая ситуация?

Или, наоборот, вы делаете все четко и по плану. Но ваши близкие люди начинают обижаться — все ваше время посвящено работе в детском саду. К сожалению, такие ситуации тоже нередки.Парадокс в работе руководителя: работы всегда больше, чем времени. И здесь хорошим помощником в решении этих проблем для меня стали инструменты технологии тайм-менеджмента, которые я использую на протяжении нескольких лет.

Сейчас я вам предлагаю начертить небольшую таблицу, разделив её на две графы.

что можно сделать со временем

что нельзя делать со временем

Слева графа: что можно сделать со временем, а в правой – что нельзя делать со временем. Достаточно, если вы запишите 2-3 варианта ответов в каждой графе.

Когда я первый раз заполняла эту таблицу, я написала в левой колонке: можно время прожить, просуществоватьвремя можно использовать для достижения целей.

В правой колонке были следующие записи: время нельзя вернуть, обменять, затормозить, ускорить, пощупать…

Вывод: чтобы вы не написали сейчас в этой таблице, это все следует взять и перечеркнуть, потому что со временем, как какой-то категорией мы ничего сделать не сможем.

Время это величина постоянная, она ни от чего не зависит, и будет идти вне зависимости от того, есть вы, нет вас, что вы делаете, НО, самое главное, время можно НАПОЛНИТЬ чем-то, вы можете что-то сделать не с самим временем, а именно подойти к нему с точки зрения эффективной наполняемости.

Проблема разумного использования времени человеком была поставлена достаточно давно. Одним из первых этот самый вопрос поднял римский философ Луцилий Сенека. Он утверждал: «Когда я не знаю, на какую гавань мне нужно держать курс, тогда ни один ветер не будет для меня попутным». В своих «Письмах к Луцилию» он призывал своего друга «беречь и копить время, которое прежде отнимали или крали, которое зря проходило». Сенека рекомендовал вести учет времени, чтобы потом оценить его результативное наполнение.

Итальянский ученый Леон Альберти сформулировал первые принципы рационального использования времени. Он предложил не только составлять список дел, но и конкретно указывать время, за которое они должны быть выполнены. Кроме этого необходимо четко расставлять приоритеты: дела могут быть важные и срочные.

Бенджамин Франклин, объединив все имеющиеся на то время знания относительно понятия «время» и его «рациональное использование» создал систему управления личным временем. Её основу составляет выбор долгосрочных и краткосрочных целей, без чего невозможно представить современный тайм-менеджмент.

Как отдельная дисциплина тайм-менеджмент появилась еще в конце 60-х годов XX века. Направление получило признание и приобрело широкую популяризации в процветающих бизнес-странах. С 90-х годов использование тайм-менеджмента распространилось на управление в других сферах человеческой деятельности, а именно: экономической политике, менеджерской деятельности, в управленческой деятельности в системе образования.

Современный тайм-менеджмент — не просто набор разрозненных техник и инструментов. Современный тайм-менеджмент — понятие многоуровневое. Исходя из этого, современный тайм-менеджмент представляет собой комплексную систему управления своей деятельности.

Долгое время к технологии тайм-менеджмента многие управленцы в сфере образования относились скептически. На первый взгляд это может оказаться неинтересным, или даже бессмысленным, но практическую ценность этой технологии можно оценить, только получив конкретные положительные, высококачественные изменения в системе управления организацией.

Современные тенденции обновления системы образования определяют необходимость в изменении направленности вектора управления на личность, ее потребности, создание в образовательных организациях условий для обеспечения комфортного пребывания и всестороннего развития всех участников образовательного процесса. В связи с этим возросли требования к управленческой деятельности.

Значительным вкладом в разработку проблемы руководства организацией, работы с педагогическими кадрами и педагогическим коллективом являются труды таких отечественных и зарубежных ученых, как Ю. Бабанского, М. Ващенко, И. Жерносека, И. Зязюна, В. Зверева, Ю. Конаржеского, В. Лазарева, В. Мадзигона, В. Маслоу, М. Поташника, В. Сластенина, Н. Талызиной, П. Третьякова, Т. Шамовой, Л. Юрчук и других. Их исследования направлены на разработку проблем развития целостной эффективной системы управления.

Целью управления современной образовательной организации является создание педагогических условий для развития и саморазвития педагогов, реализации ими своих потенциальных возможностей с целью достижения высоких реальных стандартов, рейтинговых показателей и конкурентоспособности среди других дошкольных организаций города.

Данная цель является актуальной и для нашего детского сада. Решение указанной проблемы мы видим в поиске оригинальных механизмов и использовании технологий, направленных на повышение эффективности работы организации, а следовательно в мудром подходе к управленческой деятельности..

К технологии тайм-менеджмента мы обратились не случайно. Во-первых, в самом названии и толковании технологии мы увидели ответ на актуальный вопрос «Совершенствование системы управления дошкольной образовательной организацией в современных условиях развития сферы образования».

В широком смысле «тайм-менеджмент — это совокупность правил, методов, стратегий, направленных на достижение единого результата — эффективное использование своего времени: рабочего и свободного для достижения определенных жизненных целей».

Второй момент, на который мы обратили свое внимание – это основные уровни тайм-менеджмента, которые созвучны с перспективой успешного развития каждой организации:

  1. Технологии повышения эффективности и успешности. Тайм-менеджмент в привычном понимании слова, дающий ответ на вопросы: «Как успевать делать больше в единицу времени?», «Как укладываться в сроки?», «Как не забывать о делах и задачах и выполнять их вовремя?» и др.Первый уровень предполагает ознакомление с азами тайм-менеджмента.
  2. Второй уровень системы управления временем — выработкастратегии развития. Первый и второй элементы неразрывно связаны с принятием стратегических решений, определением целей, их взаимосвязью. Именно этот этап является определяющим направление движения и с ним связан выбор тех или иных инструментов, техник, методов организации времени.
  3. Уровень философии. В контексте тайм-менеджмента, это ответ на вопрос: «Зачем?». Определение ценности выбранных целей. Особенно важен этот этап на стадии выработки корпоративных основ внедрения тайм-менеджмента, когда ценность времени и ценности каждого сотрудника оказываются тем решающим фактором, который способствует успешной реализации принципов тайм- менеджмента в рамках всей организации.

Дойти до третьего уровня внедрения технологии возможно при личной заинтересованности руководителя организации. Это объясняется тем, что повышение эффективности уровня работы учреждения прямо пропорционально зависит от качественного управления.

Проанализировав основные уровни технологии тайм-менеджмента, мы сделали еще несколько важных выводов в отношении вопроса: нужен ли нам тайм-менеджмент:

1) чем динамичнее развивается дошкольное образовательное учреждение и чем серьезнее нагрузка на всех специалистов всех подразделений, или каждого члена коллектива отдельно — тем выше необходимость внедрения технологий тайм-менеджмента в управленческую деятельность руководителя;

2) использование технологии позволит выйти на высокий уровень выполнения годовых задач (до 98%), из-за повышения эффективности в работе каждого педагога и работе творческих групп;

3) в процессе внедрения технологии устанавливается положительный психологический климат в коллективе, формируется готовность к инновационной деятельности, через высокую рабочую способность и творческую инициативность.

Для того, чтобы удостовериться, что технология тайм-менеджмента подходит к образовательной сфере, мы во-первых нашли сходство организации работы в сфере дошкольного образования с базовыми принципами классической системы управления временем, идею создания которой приписывают Бенджамину Франклину.

Главное положение системы Франклина — материализовать время в конкретный результат, заставить время работать на нас, а не наоборот.

Принципы этой системы предусматривают, что любая большое задача, стоящая перед человеком, коллективом, делится на подзадачи, а те в свою очередь — на еще более мелкие под задачи, которые за короткий промежуток времени дают возможность получить определенные результаты. Визуально это можно изобразить в виде многоступенчатой пирамиды, а применение системы — как процесс возведения этой пирамиды.

Приоритетом сферы дошкольного образования является предоставление стартовых возможностей для детей дошкольного возраста, а главной задачей — формирование у них жизненных компетенций. Для осуществления поставленной задачи необходимо знать и опираться в своей деятельности на Государственный стандарт дошкольного образования. Его основные аспекты отражаются в Концепции развития региона, города, дошкольной организации, а также четко прослеживаются в Программе развития детей дошкольного возраста. К среднесрочным планам относятся рабочие, вариативные, адаптированные, сквозные и другие виды программ, проекты рассчитанные на период 1-5 лет. Годовой план работы организации – это промежуточные планы, а к кратковременным относятся планы на 1 день, неделю, месяц.

Из этой пирамиды мы видим, что достижение главного приоритета невозможно без реализации всех ступеней пирамиды Франклина. И на каждом временном этапе мы должны получать конкретные результаты, иначе пирамида рухнет.

Вспомним слова Луцилия Сенеки «Когда я не знаю, на какую гавань мне нужно держать курс, тогда ни один ветер не будет для меня попутным». Эта фраза подводит нас к пониманию того, что без конкретно поставленной цели, мы не сможем увидеть результат.

Начинать целеполагание стоит от большего к меньшему. Начните записывать свои дела. Составьте список на неделю, затем распределите по дням, далее – можно по часам. Вам, непременно, захочется все систематизировать. Это неслучайно, так как план – ничто, а планирование – это все.

Давайте вместе попробуем представить дела, которые необходимо будет выполнить в течении текущей недели. Составляем список дел. Это будетнаш план или «содержание работы».

Следующим шагом все предложенные варианты, записанные в таблицу, распределяем на неделю. Теперь эта таблица является инструментом тайм-менеджмента и представляет собой планирование на неделю.

План-конспект мастер-класса по тайм-менеджменту

При пользовании «Инфоуроком» вам не нужно платить за интернет!

Минкомсвязь РФ: «Инфоурок» включен в перечень социально значимых ресурсов .

Денисовой Н.В. C ГФ 42 гр.

План-конспект мастер класса на тему: «Тайм – менеджмент»

Цели мастер класса:

Способствовать овладению технологией «тайм-менеджмента» для планирования своей деятельности.

Способствовать развитию основных мыслительных операций (анализа и обобщения) через выполнение работ творческого типа.

Вызвать интерес к самообразованию.

Задачи мастер класса:

Сформировать понятие « тайм-менеджмента».

Научить пользоваться инструментами тайм-менеджмента.

Способствовать формированию умений применять полученные знания для решения жизненных задач.

Развивать умения обобщать информацию и представлять ее в знаково-символической форме.

Способствовать развитию умения выражать мысли в устной и письменной речи.

Развивать умения логического и творческого мышления.

Побуждать работать в группе в ходе выполнения самостоятельной работы.

Воспитывать навыки культуры речевого общения.

Формировать мотивацию к проявлению удовлетворенности своей деятельностью.

Читать еще:  Скачать бесплатно канзаши мастер классы

Электронные средства обучения (видеофильм, презентация Power Point );

Подготовить участников к работе.

Раскрыть тему мастер класса.

О чем этот ролик?

Бывали ли у них ситуации, когда не хватало времени на выполнение какой-либо задачи?

Что является причиной нехватки времени?

Организовать и направить к цели познавательную деятельность участников.

Осознание понятия «Мой капитал времени» через визуальную технику.

Предлагает выполнить задание «Пирог времени» (приложение 1). Озвучивает мотивацию.

Работают со схемой.

3. Изучение нового материала

Формировать представление об изучаемых понятиях.

Предлагает составить «шпаргалку»

(приложение 2), а затем озвучить её.

Изучают индивидуально предложенный материал, обсуждают

в парах правильные ответы и заполняют шпаргалку по ключевым словам. Озвучивают «шпаргалки».

Изучение метода расстановки приоритетов.

Показать применение в практической деятельности матрицы Эйзенхауэра.

Предлагает изучить один из методов «тайм — менеджмента» — матрицу Эйзенхауэра (приложение 3) и выполнить задание по её применению в условиях торгового предприятия.

Изучают правила заполнения матрицы.

Выполняют задание, работая в парах.

Обобщение новых знаний.

Предлагает обсудить результаты работы и сделать вывод.

Представляют работы. Обсуждают результаты.

Формировать понятие о системе учета времени.

Предлагает: рассмотреть различные способы учета и контроля времени в течение рабочего дня; выполнить самостоятельную работу «Поглотители рабочего времени» (приложение 4).

Слушают преподавателя. Участвуют в беседе.

Заполняют таблицу индивидуально, обсуждают, озвучивают варианты ответов.

Ознакомить с рекомендациями по разумному использованию времени.

Предлагает студентам выступить в роли опытных менеджеров и дать советы стажёрам по некоторым приёмам тайм-менеджмента и по желанию выполнить рисунок или схему, иллюстрирующие данный совет (приложение 5).

Изучают советы, составляют схему или рисунок. Озвучивают советы.

4. Первичное закрепление

Проводит устный опрос по теме и предлагает заполнить тайм-памятку (приложение 6).

Отвечают на вопросы и создают тайм-памятку на основе изученного материала.

5. Итог мастер-класса и рефлексия

Проанализировать деятельность преподавателя и участников. Дать оценку успешного достижения цели. Дать оценку работы группы.

Спрашивает достигнута ли цель мастер-класса, остались ли невыясненные вопросы?

Говорит о необходимости приобретенных знаний на занятии. Благодарит за работу.

Свободный обмен мнениями и впечатлениями между участниками.

Задание 1. Пирог времени

Нам не хватает времени не только на любимые занятия, но иногда даже на то, что необходимо сделать. Мы должны научиться правильно использовать время в течение суток, так, чтобы нам хватило его не только на обязательные дела, но и на любимые занятия.

Цель : Осознание понятия «Моё время» через визуальную технику.

Рассмотрите схему «Пирог времени».

Заштрихуйте пирог времени в соответствии с нашими временными ресурсами, который у вас еще есть, учитывая, что в пироге-круге 80 секторов (средняя продолжительность жизни человека):

Поставьте на окружности точку и от этой точки отсчитайте количество секторов, равное вашему возрасту. Заштрихуйте. Это то, что вы уже прожили.

Отсчитайте и заштрихуйте 1/3часть секторов на сон (если мы тратим на сон – 8 часов, а в сутках 24 часа, то 8 часов это 1/3часть).

Отсчитайте и заштрихуйте еще 3 года — периоды болезни.

Посмотрите сколько остается. Подумайте, на что человек тратит это время?

Задание 2. Сущность «тайм-менеджмента»

Цель : рассмотреть сущность понятия «Тайм-менеджмент».

Инструкция: Составьте шпаргалку по вопросу: «Т айм-менеджмент»: сущность и понятия» , по ключевым словам:

Время на выполнение: 5 минут.

Тайм-менеджмент — в переводе с английского означает «управление временем».

Дата рождения тайм менеджмента неизвестна. Не было такого человека, который бы объявил: « Сегодня я изобрел основы тайм менеджмента ». Первые письменные упоминания о попытках контролировать время принадлежат Луцию Аннею Сенеке. Этот римский философ и государственный деятель жил с 3-х лет до н.э. до 65-ого года н.э. Свои методы управления временем он изложил в одном из нравственных писем, адресованных римскому патрицию и поэту Люцилию. Сенека рекомендовал:

вести письменный учет времени;

делить время на: хорошо, плохо потраченное и утерянное за бездельем;

оценивать свою жизнь согласно наполненности прожитого периода.

Большинство известных творческих личностей владели методами управления временем . Они его экономили, планировали, организовывали. Аристотель, Архимед, Ньютон, Дюма, Ленин, Энгельс – строили схемы расхода времени, что позволяло им эффективно проводить не день или месяц, а всю жизнь.

В России основы управления временем начали активно осваиваться и применяться на практике в 80-ые годы. Только называлась концепция не по-иностранному «тайм менеджмент», а по-советски НОТ (научная организация труда). Первыми методы управления временем испытали на себе работники Внешторга , которым пришлось рационально и под контролем использовать свои рабочие часы. Сейчас тайм-менеджмент — понятие весьма распространенное.

Тайм-менеджмент (Управление временем) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.

Тайм-менеджмент — это технология организации времени и повышения эффективности его использования . Это стиль жизни, позволяющий комфортно распоряжаться ценным временным ресурсом в стремительном потоке информации.

Смысл тайм-менеджмента заключается в том, чтобы подчинить сначала минуты , а постепенно и всю жизнь истинным целям человека , а также научиться отделять жизненные ценности от того, что не требует внимания и не приносит результатов.

Задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Тайм-менеджмент — это учет и оперативное планирование времени.

Задание 3. Важность/срочность

Цель : определить приоритеты дня, пользуясь матрицей Эйзенхауэра.

Ознакомьтесь со списком дел менеджера торгового предприятия.

Разбейте все дела по критериям важности и срочности на 4 группы:

I . Важные и срочные.

II . Срочные, но не важные.

III . Важные, но не срочные.

IV . Не важные и не срочные.

Заполните форму. Распределите текущие ежедневные работы по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра.

Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам.

Проведите обработку результатов.

Время на выполнение задания: 5 минут.

Примерный перечень дел менеджера торгового зала

Переговоры с поставщиком по вопросам отгрузки товара в следующем месяце.

Заполнение табеля учета рабочего времени; (завтра срок сдачи табеля).

Просмотр электронной почты.

Выкладка товара на витрины.

Рассылка приглашений на выставку, которая будет проходить на следующей недели;

Обучение менеджера стажера (как правильно оформлять кредит).

Составление плана работы на следующий день.

Подготовка и передача заказа на подачу товаров с мест хранения.

Осуществление контроля за наличием ценников на товарах.

Анализ сведений о размерах продаж (по группам товаров, по конкретным товарам).

Те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные и так и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!”.

Что Вы получили? Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным стрессом, вызванным непреходящей кризисной ситуацией.

Почему? Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рассчитывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты важными проблемами сегодняшнего дня.

Что делать? Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.

Важно, однако не срочно, прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!

Что Вы получили? Вы прекрасно умеете ранжировать дела, концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это требуется.

Почему? Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности. Вы умеете делегировать обязанности и не тратите время на решение чужих проблем.

Неважно, однако, срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.

Что Вы получили? Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает остальное? Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.

Почему? В силу каких-то причин Вы из всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что – суета. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу.

Что делать? Целесообразно привести в порядок дела на настоящем месте работы. Для этого необходимо перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени.

Неважные и несрочные дела. Вам не жаль тратить свою жизнь на выполнение никчемных дел?

Задание 4. Поглотители и ловушки времени

«Тот, кто позволяет ускользать своему времени,
выпускает из рук свою жизнь;

тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь»

Мастер класс тайм менеджмент

8(495)912-63-37
gmc@edu.mos.ru

Мастер-класс по теме: «Тайм менеджмент для школьников. Приемы эффективной организации времени»

Ничто в действительности не принадлежит нам,

кроме времени, которым мы владеем даже тогда,

когда больше ничего не имеем

Тайм-менеджмент (англ. time management) — процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Место проведения – просторный кабинет.

Возраст учащихся – 14-16 лет.

Необходимый материал: столы, стулья, бланки к упражнениям, ручки, свисток/ колокольчик, цветные карандаши

Цель занятия: Научить старшеклассников практичным инструментам тайм-менеджмента

  • обучить эффективным инструментам планирования и распределения времени;
  • отработать на практике базовые навыки тайм-менеджмента.

Цель: знакомство участников группы друг с другом, введение в тему, осознание своих личных ресурсов.

Необходимый материал: листы бумаги, ручки.

Источник: Тюшев Ю.В. Выбор профессии: тренинг для подростков.

Упражнение «Чувство времени».

Цель: Участники тестируют себя — насколько точно они ощущают течение времени.

Необходимый материал: колокольчик или свисток, секундомер, листы бумаги, ручки.

Инструкция участникам: Надо уметь контролировать время, отведённое на работу и отдых, мысленно научиться давать себе «звонки» (ведущий звонит в колокольчик, привлекая внимание участников, и незаметно включает секундомер). Это поможет выработать у себя чувство времени. Человек, обладающий таким чувством, всегда знает, который час, всегда рассчитывает своё время и потому всё успевает, никуда не опаздывает.

А есть ли у вас чувство времени? Как оно развито?

Конечно, чувство времени есть у каждого человека, только у одних оно работает с точностью до минуты, а у других разлажено – плюс-минус полчаса (ведущий второй раз звонит в колокольчик и останавливает секундомер).

А теперь, не обсуждая вслух, запишите на листочках (участники получают их вначале занятия) сколько времени прошло с момента первого звонка до второго? Только не пытайтесь просчитать, прикинуть, а оцените своё ощущение времени.

Читать еще:  Елочные шары из атласных лент мастер класс

И вот реальный результат (ведущий озвучивает показания секундомера)

Обсуждение: какое значение имеет чувство времени для человека.

Упражнение на основе матрицы Эйзенхауэра

Цель: научить расставлять дела по приоритету.

Необходимый материал: бланки с «матрицей Эйзенхауэра», ручки, список дел.

Ведущий рассказывает участникам о 4-х категориях дел по Д. Эйзенхауэру и принципы расстановки приоритетов.

Участникам предлагается самостоятельно распределить дела из списка по 4 категориям. Работа в группах 5 минут.

Упражнение « Жесткие и гибкие».

Цель: научить определять гибкие и жесткие дела.

Необходимый материал: зеленые и синие карточки, список дел.

Инструкция для участников: Для того чтобы эффективно спланировать свой день нужно познакомиться еще с такими понятиями как жесткие и гибкие дела.

Жесткие дела в дне – это дела, у которых четко определено время начала. Какие примеры вы можете назвать? (школьные уроки, классные часы, кружки и секции, начало сеанса в кино и т.д.)

Помимо этого у нас еще много дел, которые не обязательно делать в определенные часы, просто нужно успеть сделать. Такие дела называют «гибкими».

У вас есть зеленый круг (гибкие дела) и синий квадрат (жесткие дела). Я буду произносить по 1-му делу. Если это «жесткое дело», поднимайте синий квадрат, а если «гибкое» — зеленый круг.

Упражнение «Запланируй субботу»

Цель: Отработать технологию жестко-гибкого планирования.

Необходимый материал: бланки с текстом, листы бумаги, ручки

Инструкция для участников: Прочитайте размышления старшеклассника о предстоящей субботе и составьте план дня. Для этого подчеркните все дела, которые необходимо сделать и определите, какие из них жесткие, а какие гибкие. Затем разделите чистый лист пополам по-вертикали. Слева проставьте сетку часов и запишите жесткие дела. Справа запишите гибкие дела, начиная с самых важных. Подсчитайте время, которое потребуется на выполнение объемных дел и прикиньте, в какое время дня их лучше сделать.

Работа в группах 10 минут. Обсуждение.

Вариант проведения анализа «Часы моих достижений».

Цель: проанализировать, насколько полезным для каждого участника было время, проведенное на тренинге.

Необходимый материал: бланки с часами, ручки.

Инструкция участникам: Наше занятие по времени составило 1 час. Предлагаю вам оценить, насколько полезным было время, проведенное на тренинге. Для этого на бланке «Часы моих достижений», укажите время, которое вы затратили на тот или иной вид деятельности, в течении занятия. Если у вас есть свой вариант, отметьте его в свободном окошке.

Источник: Спирина Л.В. «Я взрослый и хочу быть свободным. » или прыгнуть выше головы.

  1. 1.Копейкина И., Меркулова Т., Управление временем. Практические занятия и упражнения. — «Классное руководство и воспитание школьников» №02/2009;
  2. 2.Лукашенко М. Тайм-менеджмент для детей: Книга продвинутых родителей. – М. Альпина паблишер, 202. – 297 с.
  3. 3.Спирина Л.В. «Я взрослый и хочу быть свободным. » или прыгнуть выше головы. – Краснодар, 2005.-72с.
  4. 4.Тюшев Ю.В. Выбор профессии: тренинг для подростков. – Спб.:Питер, 2008. – 160 с.
  5. 5.Шухова Н., Организация времени старшеклассника (из опыта проведения занятий).- Научно-учебный центр психологии Новосибирского госуниверситета, 1996;
  6. 6.Просто об управлении временем [Электронный ресурс] — http://timestep.ru

Методист ЦВР «Синегория» Лещева Елена Ивановна.

Тайм-менеджмент. Обзор мастер-класса Глеба Архангельского

Мастер-класс проходил в Софиевском гранд-холле отеля Премьер Палац (Киев). Очень красивое место, выглядит шикарно и дорого (есть немножко фото). Было много людей, зал был забит практически полностью. Стулья, конечно, красивые, но сидеть было тесновато. А в целом всё великолепно.

Поскольку это был мастер-класс по тайм-менеджменту, то начался он ровно в 19:00 как и было заявлено в анонсах, никаких пяти-десяти-пятнадцатиминутных задержек, как это обычно бывает на разного рода мероприятиях. Глеб поприветствовал присутствующих, сказал вступительное слово и плавно перешел к главному. Публике был задан вопрос: «Какие есть ассоциации с тайм-менеджментом, что такое тайм-менеджмент в двух словах?». На что зал дал ответы: дедлайны, планирование, организация трудового процесса, to do list и т.д. Так вот, тайм-менеджмент это.

Тайм-менеджмент — технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии с личными целями и ценностями.

Архангельский несколько раз за весь мастер-класс акцентировал внимание на том, что время невосполнимо. Если мы потеряли деньги, то их можно заработать еще, если мы потеряли ценного сотрудника, то можно найти нового. Но если мы потеряли время, то его не восполнить. Не вышли на рынок с инновацией вовремя и наше место займут другие.

Именно поэтому Майкрософт выпускают свой продукт точно в запланированный срок и не важно в каком он состоянии (с кучей багов, дыр и недоработок), а потом уже устраняют проблемы (патчи, заплатки и т.п.). В итоге все плюются и проклинают Майкрософт, но большинство продолжает пользоваться их продуктом.

Корпоративный тайм-менеджмент — технология, позволяющая эффективно использовать невосполнимое время сотрудников компании в соответствии с её целями (сформулировано мной). Чтоб деятельность компании была эффективной:

  • нужно четко определить цели компании;
  • цели компании должны совпадать или соприкасаться с целями сотрудника;
  • нужно грамотно организовать работу сотрудников и компании в целом.

Как же понять какие цели наши личные, а какие навязаны?

Навязанные цели — это общепринятые нормы, штампы, стереотипы, тенденции и т.п. К примеру: «я должен купить мобильный телефон, потому что все ими пользуются», «я должен закончить университет, потому что иметь высшее образование престижно». Родные цели — это те цели, достижение которых, доставляет удовольствие. «Я должен купить велосипед, потому что мне нравится на нем ездить», «я должен написать обзор, потому что мне нравится писать».

Цели определяются ценностями

Для того, чтобы четко определить свои личные цели, Глеб рекомендует завести мемуарник. В мемуарник необходимо ежедневно выписывать самое важное (значимое) событие дня, то событие, которое почему-то запомнилось. Будь это даже осенний лист упавший в лужу, но это событие тронуло душу. И напротив события необходимо выписать ценность, которая ассоциируется с этим событием. Например: первые шаги ребенка — гордость, изучил CodeIgniter — саморазвитие. Так же выписываются главные события и ценности недели, месяца, года. Спустя время сформируются истинные ценности (около 10 часто повторяющихся ценностей). На основе этих ценностей и стоит формировать свои цели, так как работа над достижением этих целей будет эффективна и принесет удовольствие. Мемуарник также дает возможность отследить изменение нашей системы ценностей во времени.

Зная свои истинные ценности, нам легче определять свои цели.

Проблема корпоративной деятельности

Большой проблема в том, что человек, сотрудник и компания часто просто «тонут» в текучке. Каждый день практически ничего не делая для достижения истинных целей, а только лишь разгребая какие-то текущие, маловажные дела, отбирающие большую часть рабочего времени. Вот тут на помощь и приходит тайм-менеджмент. Как же эффективно использовать время, чтобы работать не только над текущими задачами, а и над достижением глобальных (главных, важных, основных) целей.

Стратегическая карточка

У многих из нас есть ежедневники, блокноты, онлайн-сервисы и программы, в которые мы записываем текущие задачи, которые необходимо выполнить. На планерках и совещаниях обсуждается выполнение этих задач, фиксируются выполненные задачи и определяются новые. Но всё это текущие, поточные задачи, выполнение которых далеко не всегда приближает к достижению глобальных целей. Предлагается использование метода, который обрел название «Стратегическая карточка».

Стратегическая карточка — это карточка на которую выписываются глобальные цели (годовые, квартальные, месячные, цель всей жизни, цель существования) и которая вкладывается в ежедневник с текущими задачами.

Открывая ежедневник, мы смотрим в первую очередь на карточку, а потом планируем ежедневные задачи с учетом того, что надо сделать сегодня, чтобы достичь глобальных целей.

Планирование

Многие из нас наверняка хоть раз в жизни составляли себе «план» наподобие этого:

Или этого: 7:00 — подъем 7:05 — умываться, чистить зубы, принимать душ 7:20 — завтрак 7:40 — одевание, собирание сумки (рюкзака) 7:50 — выход на работу 8:45 — прибытие на работу . Согласитесь, такой план не то, что чаще всего, а практически всегда не работает. В душе разольете воду на пол и будете его вытирать, во время завтрака залипнете на интересной новости по телевизору, собираясь впопыхах что-то забудете и вернетесь два раза домой, а потом еще попадете в пробку. А придя на работу в нелучшем настроении, расскажете сотруднику, какие все вокруг моральные уроды и что кот нагадил в тапок, и воду на пол разлили, и два раза возвращались домой за флешкой, а в новостях сказали, что изобретатель электросамоката Segway, Джими Хэселден, погиб, разбившись на своём же изобретении. В итоге отнимаете своё время и время сотрудника. Архангельский предлагает использовать жестко-гибкий алгоритм планирования. Такой алгоритм позволяет запланировать как «жесткие» (привязанные к конкретному времени) дела, так и «гибкие» (зависящие от обстоятельств) задачи. План состоит из двух полей (частей): временная сетка и свободное пространство.

На сетке времени планируются «жесткие» задачи, привязанные к точному времени — деловые встречи, совещания, конференции и т.п. Глеб рекомендует брать время с запасом до и после события. Например, если встреча в 15:00, то на сетке времени это событие должно начинаться в 14:30 или в 14:10 (в условиях Киева). Это время за которое необходимо добраться до места назначения и есть вероятность попасть в пробку или заблудиться, если местность незнакома. Также запас времени должен быть и после встречи, потому как неизвестно насколько она может затянуться.

В свободном пространстве составляется список «гибких» задач, не привязанных к точному времени. Среди них выделяются (цветом, заливкой, болдом) наиболее приоритетные, значимые, работающие на ключевые стратегические цели задачи. Должно быть не более 2-3 приоритетных задач.

На «жесткие» задачи должно тратиться не более 40% всего рабочего дня. Выполнение «гибких» задач всегда следует начинать с выделенных (приоритетных). Выполненные задачи вычеркиваются, а задачи которые не были выполнены, переносятся на следующий день. Также рядом с приоритетной задачей можно (или даже нужно) указать примерное количество времени, необходимое для её решения. Таким образом мы «бюджетируем» время на выполнение крупных «гибких» задач.

Корпоративный тайм-менеджмент

Чтобы использовать тайм-менеджмент на корпоративном уровне, необходимо:

1. Разработать правила, единые стандарты, нормативы планирования. Не должно быть, что каждый сотрудник составляет план по-своему (один так, другой иначе), каждый отмечает приоритетные задачи по-своему (один красным, другой зеленым, третий отмечает галочками) и т.п. Должен быть единый стандарт для всех сотрудников. Таким образом формируется «общий язык» планирования и заглянув в план другого сотрудника, не надо будет тратить время, чтобы разобраться. Всё будет четко и понятно.

2. Настроить IT-систему. Заполнение планов, редактирование, удаление, хранение, какие-то вычислительные операции должны производится в единой IT-системе. Глеб проповедует использование MS Outlook.

3. Обучение сотрудников. Это может быть внутрекорпоративный пиар (личный пример, мол, вот я использую и всё успеваю), тренинги и т.п. Более детально Глеб поговорил о стандартах, которые необходимо разработать и внедрить. Предлагается пять стандартов, которые позволят сотрудникам «общаться на одном языке»:

  • Стандарт управления встречами
  • Стандарт управления поручениями
  • Стандарт коммуникаций
  • Стандарт работы секретариатов (оказывается, наличие профессионального секретариата очень сильно разгружает руководителя)
  • Стандарт подготовки, проведения и результатов совещаний
Читать еще:  Новогодний шар канзаши мастер класс

Прерывания

Большая проблема во многих организациях — прерывания рабочей деятельности сотрудника. Все мы прекрасно знаем, как это происходит: только ты сосредоточился на задаче и окунулся в работу, как уже кто-то из сотрудников прибегает со своими проблемами, вопросами и вырывает тебя из океана рабочего процесса. А чтобы дать ответ, необходимо отвлечься от своего занятия, понять о чем идет речь, вникнуть в суть вопроса, переключиться на него. Потратить время на решение вопроса и включаться назад в работу.

Так вот, Глеб советует тому сотруднику, который собираются отвлечь коллегу, задать себе несколько вопросов: «Требует ли вопрос ответа в моменте, то есть сию минуту? Стоит ли отвлекать? Можно ли решит вопрос иным путем?».

Если вопрос не требует ответа прямо сейчас, если он не такой уж важный, то лучше его куда-нибудь записать. Туда же стоит записать все остальные вопросы и уточнения, возникшие к коллеге за весь рабочий день или половину рабочего дня. И потом с этой пачкой вопросов и уточнений обратиться к коллеге, когда он не будет увлечен работой (например, в обед). Таким образом вы за 10-15 минут обсудите и решите N-ое количество рабочих вопросов, что у обоих отнимет куда меньше времени, нежели обращение с каждым из них по отдельности.

Из практики Глеба: часто бывает, что вопросы успешно решаются и без участия (вовлечения) сотрудника, которого вы собирались отвлечь.

Еще одно важное и хорошее правило

Для повышения эффективности выполнения заданий сотрудниками, Глеб рекомендует ввести такое корпоративное правило: «Всё, что НЕ через корпоративную почту — не существует. Договаривались устно, созванивались, списывались в аське и т.п. — не важно. А всё, что через корпоративную почту — официальный документ». Человек часто и быстро многое забывает, особенно если его мысли занимает решение важной задачи. И чтобы не было такого: «так я же тебе в аську писал об этом. » или «ну, мы же обсуждали это по телефону. » или «я же просил тебя сделать это. », следует ввести правило про корпоративную почту.

Выводы

Глеб просит нас всегда помнить, что план — гибкая вещь, которая изменяется, корректируется в течение всего дня, но никак не жесткий порядок. Также, насчет внедрения корпоративного тайм-менеджмента, Глеб предупреждает: «Ни в коем случае не надо делать революцию. Внедрять следует постепенно, начиная с малого». Люди инстинктивно отторгают крупные (кардинальные) изменения, зато очень легко и быстро привыкают к мелким. Это был очень интересный, информативный, да и просто замечательный мастер-класс. Глеб Архангельский — отличный докладчик, излагает доступно и интересно. Если уж я, ничего не знавший ранее о тайм-менеджменте, из четырех небольших страничек заметок в блокноте написал пост уже более чем на 9000 символов (без пробелов), то, видимо, надо сказать спасибо гуру тайм-менеджмента. Мастер-класс для меня лично прошел не зря. Надеюсь вам тоже было интересно и полезно, раз вы дочитали до конца 🙂

Основные принципы тайм-менеджмента в работе мастера

Тайм-менеджмент или управление временем — очень важная способность, которая является одним из определяющих факторов успешности в любой работе, в том числе и в в нашей с Вами. В этой статье я бы хотела затронуть основные базовые принципы этой системы, которые могут помочь сделать работу более эффективной и результативной.

1.Планирование времени.

Каждый день очень полезно начинать с плана. Этот план обязательно должен быть «записан» — на бумаге, в ежедневнике или в смартфоне — это не важно, главное, что не «в уме». Когда мы планируем дела только лишь у себя в голове, особенно это касается тех людей, которым не привычно заниматься эти регулярно и систематически, мы уже на подсознательном уровне уменьшаем перед самими собой уровень ответственности за выполнение этих дел.

Планы и дела проще всего делить по их масштабности — краткосрочные — на день, среднесрочные — на неделю, долгосрочные — месяц-год. Все долгосрочные планы должны быть поделены на четкие среднесрочные задачи, а они, в свою очередь, на краткосрочные. Проще говоря, если вы хотите, скажем, хорошо подготовиться к новогоднему сезону, то внесите этот пункт в свой долгосрочный план действий. Обдумайте, что из себя должна представлять подготовка, с какими работами и в каком количестве вы хотите «войти» в сезон, составьте среднесрочный план — сколько таких работ нужно будет подготовить еженедельно или ежемесячно, чтобы выполнить этот план. Затем можно переходить к краткосрочному планированию — на день — сегодня нужно съездить за материалами, завтра начать делать и сделать то-то и столько-то. Задачи, разумеется, стоит ставить реальные и выполнимые. «Выполнимость» очень удобно отслеживать ретроспективно, анализируя свои записи за предыдущие дни и недели, внося необходимые коррективы — если вы решили непременно делать по 10 чудес в день, но день за днем, как ни стараетесь, не достигаете этого количества или же начинают страдать другие, тоже очень важные дела из плана — очевидно, что нужно вносить коррективы в свое планирование и вы либо перегнули палку, ставя себе задачи, либо не замечаете каких-то «вредных» раздражителей, мешающих достигать этих целей.

2. «Пожиратели» времени.

Это то, чем грешен почти каждый из нас. У всех пожиратели времени свои, но объединяет их то, что это всегда бесполезные занятия, не приносящие ничего, кроме как истребляющие время. Я не имею в виду отдых в данном случае, хотя отдых тоже полезно научиться планировать. Я, например, сделав все дела в магазине, порою склонна начать «зависать» и «затуплять» тут, на Ярмарке. Бесцельное блуждание по журналу, чередующееся с обновлением своей страницы, почтового ящика иногда может затянуться на час и более. При этом для меня это не есть отдых, потому что до этого, здесь же, на сайте, я занималась работой и не происходит психологического переключения и осознания окончания работы. Вот и получается, что ничем полезным уже не занимаюсь, а отдыхать — отдыхаю. Для меня это самый настоящий пожиратель времени.

Для начала, чтобы перейти на постепенное исключение пожирателей времени из своего дня, можно выделять на такую деятельность специальное определенное время, непременно после выполнения всех дел из дневного плана. Постепенно это время можно сокращать. Согласно одному интересному исследованию, на выработку любой привычки у человека уходи в среднем 66 дней. То есть контролируя себя чуть более двух месяцев, вы постепенно сами собой потеряете интерес к своим «пожирателям» времени.

Если вы точно не знаете, что именно бесполезно истребляет ваше время, попробуйте записывать эти вещи, каждый раз, как «засечете» их — список, возможно, получится немаленький.

3. Расстановка приоритетов.

Дела в свой дневной план, согласно принципам тайм менеджмента, нужно расставлять в порядке приоритета. Он формируется следующим образом. Первыми нужно ставить те дела, которые можно охарактеризовать как важные и срочны. Затем, те, которые являются срочными, но не очень важными, за ними — важные, но не срочные и, наконец, не важные и не срочные. То есть, например, я бы расставила приоритеты так: сначала выполнение заказа для покупателя, затем какие-то дела по подготовке планируемого мастер-класса или публикации, потом можно осмотреться в своем блоге, ответить на комментарии, подкорректировать описания работ и прочее и, наконец, дать себе время на эскиз какой-то новой идеи или дизайна, который маячит в голове или съездить в магазин за интересными материалами. Ну, это опять-таки, просто личный пример.

Помните, что выполняя свой план, надо придерживаться приоритетного порядка дел и не переходит менее срочным и важным, не закончив более важные и срочные.

Конечно, случаются форс-мажоры, новые дела могут появляться внезапно, для этого стоит оставлять несколько «зазоров» в своем графике, дела можно менять или отодвигать, если изменяется их приоритет в ходе дня или недели.

4. Отдых и личное время.

Об этом тоже нельзя забывать, составляя свой план. От эффективности отдыха зависит эффективность работы. Из времени на отдых можно формировать упомянутые в прошлом пункте «зазоры». Отдых тоже имеет свою классификацию — от пары минут передышки раз в час до обеденного перерыва и своевременного окончания рабочего дня. Учитывайте это время, записывайте, как пункты плана, если хотите, но главное не заполнять время отдыха или обеда тем, о чем упомянуто в пункте про «пожирателей» времени.

5. Держите мастерскую и компьютер в чистоте.

Это тоже очень влияет на эффективность расходования времени. Всегда сложно найти что-то нужное и даже просто сконцентрироваться на работе, если вы работает среди беспорядка и кучи хлама. Систематизируйте свои материалы, уложите все в красивые коробочки-ящички-шкафчики, подумайте, как сделать это функционально и не забывайте прибираться в конце каждого рабочего дня.

6. Деление сложных задач на простые.

Любое на первый взгляд невыполнимое дело теряет остается таковым, пока не найдешь способ поделить его на ряд простых и ясных задач. Поэтому не стоит записывать в свой график дело, которое не понятно как делать и сколько на это уйдет времени. Пишите только те дела, о которых вы хотя бы приблизительно можете сказать, сколько на них уйдет времени. Например, у меня в голове есть идея сшить сложный по конструкции рюкзак. Я даже не знаю точно, смогу ли сделать это за день или за два. Поэтому бессмысленно записывать его пошив как пункт плана. Гораздо удобнее и полезнее будет занести выполнение этой задачи как ряда подзадач — рассчитать выкройки, раскроить материал, выполнить пошив сверх накладных элементов и тому подобное. Сколько времени займет каждое из этих дел — я уже примерно могу себе представить и, таким образом, могу прикинуть общее время и последовательность действий, необходимое для изготовление рюкзака. И да, это будет не один день, кажется.

7. Мотивируйте себя.

Планируя и выполнения каждое дело из списка, думайте, прежде всего, о его результатах. Меня наверно сейчас просто закидают тапками, но я с детства привыкла снисходительно относиться к фразе «главное не победа, а участие». Я считаю, что этим можно только утешить ребенка, не выигравшего в конкурсе, а для взрослых, занимающихся делом, особенно, своим делом, людей — это путь к тому, чтобы стать неудачником. Главное в делах — результат, то есть победа. А участие без этой победы — лишь впустую потраченное время. Конечно, в каждом деле победа может быть разной, а иногда есть несколько исходов дела, которые можно считать победой. Главное, четко определить для себя, что именно в этом деле будет хорошим результатом, а что плохим. И стремиться к хорошему, меняя свой подход и анализируя ситуацию в случае его недостижения.

На этом все, хотя тема и не исчерпана, тайм-менеджмент — объемная и непростая наука, об этом целые книги пишут. Спасибо за внимание, всем эффективных и результативных дел.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector